同僚に「迅速な対応」を頼むとき、心がけるべき5つのポイント

職場では、あらゆることが迅速な対応を必要としているように思える。発表日が目前に迫っている収支報告書や、議会の会期中に何としても可決させたい法案など、さまざまだろう。やるべき仕事は山積しているのに、期日は思った以上のスピードで近づいてくる。そんなカオスのなかで、チームの同僚に何かの仕事を急いでもらいたいとき、こちらの要求を優先してもらうにはどうしたらいいのだろうか。以下では、即座に対応してもらいたいときに役立つコツを5つ紹介しよう。

1．メールの件名に依頼内容を明記する

こちらの依頼をメールの件名にして、明確に伝えよう。頼みたいことを本文の中に埋もれさせてはいけない。受け手が、依頼のメールに気がつきやすいよう配慮しよう。

依頼内容は簡潔にまとめること。件名欄に収まらないようなら、長すぎるのだ。

決まった期日までに対応してもらう必要があるなら、それを件名に明記する。終業時間までに必要な情報がある場合には、「EOD（End of Day）」や「COB（Close of Business）」と入れるといい。

2．メール本文に余計なことは書かない

件名に明記した依頼について、さらに詳しく説明する必要があるときは、本文欄に書こう。ポイントを絞り、関連事項だけを盛り込むこと。こちらが真剣であれば、受け取り手もおのずと真剣に受け止め、より迅速に対応してもらえるようになる。

3．テキストメッセージを送る

受信トレイは、多数のメールで入り乱れてしまうことがある。やるべき仕事が多すぎると、メールの整理や管理にまで手が回らないかもしれない。ときには、社内のダイレクトメッセージですら手に負えなくなる。

こちらの意向を相手にしっかりと伝えたいなら、他の連絡手段も検討しよう。たとえば、SMSなどだ。こうしたメッセージは簡潔なやりとりに最適な連絡手段だし、スマートフォンなら誰もが頻繁にチェックしている。

電話は、時間の無駄になるのでかけないこと。相手の連絡先にこちらの名前や番号が登録されていなければ、誰から電話がかかってきているのかわからない。それに近ごろは、発信者が不明の電話に出る人はほとんどいない。