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複数の人を集めて重要な会議をする時間を決めようとしている場合、カレンダーアプリが常に役に立つとは限らない。技術は、仕事の多様でユニークな人間的側面に対応できないことが理由だ。チームを率いるリーダーは、重要な会議の時間を決める場合に次の3つのコツを活用しよう。

1. 特定の期間の空き状況について情報を交換する


会議の日時を決める場合、多くの選択肢があるかもしれない。選択肢が多過ぎるという事態を防ぐため、特定の時間枠(2週間など)の空き状況を集めることに注目しよう。

会議の時間の選択肢が少ない、あるいは最初の段階では全くない可能性もある。関わる人が多ければ多いほど、全員が出席できる時間を見つけることは難しいかもしれない。

別の大陸で仕事をしている人やチームの状況報告のため毎朝電話会議をしている人、夜は年配の両親の介護をしている人などがいる可能性がある。会議の選択肢を9時から5時までの標準的な勤務時間に絞らないこと。9時から5時が都合がよい人もいれば、それが最善の選択肢とは言えない人もいるかもしれない。

2. 仮の代替策を決める


グループ全員が集える時間がなければ、選択肢を作ること。データを見て、他の可能性を提案しよう。例えば、時差がプラス12時間のところにいる同僚らが出席できるよう夜に会議をすることが提案できるかもしれない。この時間帯を1カ月ほど試したら、今度は自分の朝で相手の夜に当たる時間に会議時間を変更できる。

チームに所属して重要な会議に出席するには、柔軟性に加えて順応する意思や目標に対する強い責任が求められる。その会議の時間は、あなたや他の人にとって最善ではない、あるいは都合が悪いものかもしれない。

あなたが柔軟に行動すれば、相手はあなたが必要とするときに柔軟に対応するようになるだろう。自分が怒りを感じていることに気づいた場合は、他の人が柔軟になろうと努力をしていないか、またはチームが焦点を当てている仕事をあなたが楽しんでおらず、チームを優先せずに自分自身が柔軟に対応していないサインかもしれない。

チームの人間関係を健全に保つため、自分の感情を把握しよう。

翻訳・編集=出田静

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