さまざまな要素が複雑にからみ合う状況で必要とされるのは、すべての項目を抜き出してカテゴライズする手法ではなく、むしろ緊急度に応じた優先順を決めるための手法だ。
朝のメールチェックの前にすべきこと
まず、ToDoリストに掲載されているすべての項目に頭を悩ませるのは得策ではない。筆者のお勧めは、1日の始まりに、以下に挙げるシンプルな質問を自分に投げかけることだ。それは、「『今日は実り多い日だった』という実感を得るために、この1日で済ませておきたいことを3つ挙げるとしたら……」というものだ。
そこで思い浮かぶ3つの事柄は、ToDoリストの項目とは根本的に異なる。通常のToDoリストは、現時点でやり遂げるべきあらゆる行動を列挙したものだ。だが、勤務時間内に30～50の項目をやり遂げようとしても、うまくいかないのは目に見えている。そして、リストに項目を追加すればするほど、疲れ果て、心の余裕を失ってしまう。
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数万人が受けたリーダーシップIQのオンライン診断「あなたの時間管理スキルはどのレベル？（How Do Your Time Management Skills Stack Up?）」には、以下の2つの選択肢のうち、自分がどちらに当てはまるかを答える設問がある。
A: 朝起きると、メールやメッセージをチェックする前に、計画を立てる。これを活用して、成果を挙げるためにその日にすべきことを正確に把握する。
B: 朝起きると、真っ先にメールやメッセージをチェックする。
Bを選んだ人は、回答者のうち66%に達し、まずは計画を立てると答えた人は34%にとどまった。
朝起きると、ベッドの脇に置いてあったスマートフォンに手を伸ばし、メッセージをチェックするのが習慣になっている人は多いだろう。だがむしろ、コーヒーを手に1日の計画を練るようにすれば、最高レベルの生産性を実現できる可能性が大きく高まる。
このオンライン診断の回答結果からは、Bと回答した人は、勤務時間のうち半分以上を無駄に過ごしている可能性が82%高まるということも判明している。
