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こうした失敗が修正されず継続すれば、あなたは無秩序・無関心で、時間管理ができない人だと思われてしまう。さらには、ビジネスの最も貴重な通貨である信頼も損なわれてしまう。
失敗の後にそれを修正しようとするのではなく問題を未然に防ぎ、疑問の声が上がる前にそれに対処し、一緒に働く人のニーズを予測するのが理想だ。
仕事での関係を即座に改善するには、先を見越したコミュニケーションの技術を習得しなければならない。その方法は次の通りだ。
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1. 相手が好むコミュニケーション方法を理解する
コミュニケーションの方法は人によって異なり、それぞれ気に入っている連絡方法がある。ボイスメモを送ることが多い顧客やテキストメッセージを好む顧客がいるかもしれない。一方あなたの上司は、予定を一貫して把握するため、全てのメールに秘書を含めることを好むかもしれない。
自分が連絡を取る相手が好むコミュニケーションの形や方法を事前に理解することで、両者の時間が節約され問題を防ぐことができる。
2. 期待値を管理する
先を見越したコミュニケーションの最も重要な点はおそらく、期待値の管理だ。期待値を管理できなければ、窮地に陥ることが多い。
新規顧客に迅速なサービスを提供したいという誘惑に駆られることがあるかもしれないが、現実的な時間枠を提示する方がよい。早めに提供できれば相手は喜ぶし、元々の締め切りを守ればあなたの方では約束を守ったことになる。これは双方にとってメリットがある。
また、丁寧に断ることを恐れないこと。通常の倍の量の作業を半分の時間で頼まれたら、その頼みには応じられない理由を説明し、いつまでにできるかを正直かつ明確に述べよう。
3. 推測せず、質問して確認する
何か確信できないことがあれば、推測して自分が正しいことを願うより、質問する方がはるかによい。予想していなかった問題が生じるのを避けるためには絶対に推測せず、質問をして確認すること。
4. 会話の内容を要約する
聞いたことを繰り返し、アクティブリスニングのスキルを示そう。話したことについて口頭でまとめ、議論の内容や合意した今後のステップを要約したメールを書いてフォローアップすることでこの点を実践できる。認識に相違がある場合は、こうすることで食い違いがある点を早期に発見でき、誤解を修正できる。
