平均的な労働者の受信ボックスには200通以上のメールがある。毎日受信する新規メールの数は120通ほどで、そのうち返信するのはわずか25％だ。この問題への解決策となるのが、メールを最初に読んだ後に必ず行動を取る「ワンタッチルール」だ。
また「4Dモデル」と呼ばれる方法も人気だ。これはDelete（削除）、Do（取り組む）、Delegate（誰かに委任する）、Defer（先送りする）の4つの選択肢の頭文字を取ったものだ。この方法を採用する場合は、先送りにしたタスクを1日の終わりに必ず見直すこと。その時点で、メールに対し行動を取るか削除するかを決めることができる。
4. 受信ボックスにフィルターを設定する
多くの電子メールプロバイダーは、貴重な時間を無駄にすることなくメールを迅速に分類するため、受信ボックスにフィルターや規則を設定する機能を提供している。
人材あっせん企業ケアレックス・コンサルティング・グループ（Carex Consulting Group）のレイチェル・ニール最高経営責任者（CEO）は、毎日受信する数百通のメールの処理に、アウトルックのルール機能を活用している。
「私は、メールを各フォルダに振り分け、色分類し、送信者によって優先順位を決めるルールを設定している」とニール。ニールは1日の終わりにメールにさっと目を通し、見落としたものがないかを確認する。「ルールを設定することでメールを一貫して管理し、必要ない情報を遮断できる。これにより、混乱を最小限に抑えることができる」
5. 不要な通知メールの登録を解除する
ニュースレターや宣伝で受信ボックスがあふれていれば、重要なメッセージが埋もれてしまいかねない。メールが処理し切れないほどの量にならないよう整理しよう。
メーリングリストの登録を解除する最もシンプルな方法は、登録解除用リンク（メールの下にあることが多い）を使うことだ。また、メールの登録解除を一括で行えるサービスもあるが、登録解除の選択肢を持つメールを探せるよう、サービス提供者に受信ボックスへの完全なアクセスを与えることが必要で、これには連絡先情報が含まれることもある。これが唯一のデメリットだ。
スーパーヒューマンの調査によると、遠隔勤務者のなんと96％が「受信ボックスゼロ」を達成するのが重要だと考えている。これは全てのメールに対し、アーカイブに格納するか誰かに委任するか、返信するかのどれかの対応を取ったすっきりとした状態を指す。
しかし残念なことに、多くの従業員はこの状態に到達できないでいる。散らかった受信ボックスの整理を後回しにしてはいけない。ここに挙げたコツを実践すれば、どんなに整理されていない受信ボックスもすっきりさせることができるだろう。
