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新型コロナウイルス感染症の流行により、大半の人は仕事とプライベートの境界線が曖昧になってきた。従業員は、増加した業務量や自宅での育児、高齢者の介護の圧力などに同時にさらされ、燃え尽き症候群が悪化している。

労働者が苦しんでいる理由の一つに、処理し切れないほどの電子メールを受信していることがある。インターネットを通じて働く人が増えたことで、私たちは対面でのコミュニケーションよりも電子メールに大きく依存するようになった。

電子メールアプリのスーパーヒューマン(Superhuman)が行った調査によると、遠隔勤務への不満が高まっている原因はメール疲れにある。調査対象となった従業員の3分の1以上が、処理し切れないほどの電子メールやメッセージを受信をしていることを原因として仕事をやめるかもしれないとも答えていた。

ここでは、集中の邪魔やストレスを減らし生産性を上げるためのメールの整理法を紹介する。

1. 決めた時間にメールを確認する

米コンサルティング企業マッキンゼー・アンド・カンパニーの報告書によると、平均的な労働者は勤務日の28%を電子メールの確認・返信に費やしている。1日につき受信するメールの数は約120通で、費やす時間はなんと2.6時間だ。

多くの人は、これよりはるかに多くのメールを受信しているかもしれない。メールを受信するたび作業を中断しないためには、決めた時間にメールを確認すること。カレンダーに30分ほどの予定をいくつか入れ、メールの確認時間としよう。

複数の行動実験からは、1日に数回しかメールを確認しない人は1日中常にメールをチェックしている人よりも、報告するストレス水準が低いことが示されている。

2. コミュニケーションの決まりを作る

大半の従業員が遠隔勤務をしていることから、職場で効果的なコミュニケーションを確立する重要性がさらに高まっている。ズームやスラックなど多くのツールが存在する中、いつどのツールを使うかについて混乱が生じるのは当然だ。

そこで、チームとコミュニケーションの指針について議論する時間を作ろう。例えば、宛先に設定されている全員がメールを受け取る必要がない限り「全員に返信」しないことや、「はい」「いいえ」で答えられるシンプルな質問にはメールではなくインスタントメッセージを使うことなどだ。

各ツールの活用について方針を合わせたら、それをまとめた共有文書を作ろう。チームとコミュニケーションのルールについて合意する時間を取ることで、集中力低下の要因を減らし、多くのメールに埋もれる事態が防げる。

3. 受信ボックスを整理する

ハーバード・ビジネス・レビュー誌の記事によると、受信ボックスがメールであふれていれば1日27分が無駄になる。メールであふれた受信ボックスを確認すると、メールを何度も読み返してしまうことが理由だ。

翻訳・編集=出田静

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