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私たちは、直接会話したりインターネットを介して情報交換したりした後は、すぐに感謝の言葉を述べたりお礼メールを出したりするよう教え込まれている。タイムリーに行動することが礼儀正しいことだという考えが身に染み付いているのだ。

これは、多くの場合正しいものだ。しかし、全てのケースで効果的とは言えないかもしれない。ここでは、お礼メールをすぐに送らない方がよいかもしれない2つのケースを紹介する。

1. 相手が忙しくてあなたの依頼を忘れがちな場合

受信者が多くの仕事を抱えていて、あなたの問い合わせやリクエストについて忘れがちなことが分かっている場合は2、3日待ってからお礼メールを送ろう。受信者に文書のチェックや誰かへの紹介を頼んだ場合、お礼メールを2、3日遅れて出せば、メールはあなたの依頼に応じてもらうリマインドとして機能する。

2. 既に礼を言っている場合

前のメッセージで既に礼を言っている場合、本当にもう一度礼を言う必要があるかどうか考えよう。大抵は、相手の受信ボックスに1通メールが増える以外に効果はない。受信ボックスのメールが増え過ぎると、余計な不安やストレスが生じかねない。

再度返信したり不要なメールを送ったりするのをやめ、余計なストレスを生まないようにしよう。そのメールに価値があり、議論や返事をすべき実質的内容がある場合にメールを送ること。

少し待って礼を言うことが効果的な場合もあれば、言わなくてよい場合もある。相手が依頼や質問を忘れがちな場合は、数日後にお礼メールを使って相手にそのことを思い出してもらおう。また、元々のメールで既に「ありがとうございます」と言っている場合、そのままにして相手の受信ボックスのメールを増やすのはやめることだ。

翻訳・編集=出田静

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