例えば、私が数日かけて1日の時間の使い方を追跡し、全ての作業を次の6つのカテゴリーに大まかに分けることができたとしよう。
・深い思考（新たな研究調査について考えること、本や記事を書くことなど）
・新たなスキルの習得（教育、新たな統計アプリの習得など）
・顧客とのコミュニケーションやプレゼン
・事務作業（メールの返信、予算管理、税理士とのコミュニケーションなど）
・社内コミュニケーション（部下との1対1の面談、社員会議の開催など）
・統計・分析などデータ関連のもの
こうしたカテゴリーは全て、同じような思考を必要とする作業をまとめたものだ。深い思考のカテゴリーでは創造性やブレーンストーミング、革新、好奇心が必要な作業をしている。一方、統計・データのカテゴリーでは数学脳を使って細かい数字をじっくりと見ている。
ここで、異なるカテゴリーの仕事の間を行ったり来たりせざるを得ないようなスケジュールを組むことを避ける必要がある。
記事を書くために使う考え方のルールは、会社の予算審査や社内会議の開催に使うルールとは大きく異なる。そのため、こうした異なる作業の間を行ったり来たりすればするほど、その仕事に適した頭にするためにより多くの精神的エネルギーを費やさなければならないし、ミスの数も増える。
また、この技術をさらに高めることもできる。私は時間の使い方を1週間追跡した結果、自分は早朝（あるいは1日の終わり）に深い思考に取り組むことで、より幸せで生産的になれると気づくかもしれない。
深い思考が最も効果的にできる時間帯が分かったら、今度は1週間のカレンダーに深い思考のための時間枠を何カ所か予定として確保し、邪魔されずに集中できるようにする必要があるだろう。
少なくとも続けて1～2時間が理想だが、たとえ30分でも深い思考に取り組むことで大きな成果が得られる可能性がある。
同じことが他のカテゴリーにも言える。私の場合、昼食の直後に深い思考をするのは難しいことが分かっている。一方でこの時間には顧客との会話や社員会議は非常に効果的にできるため、会議の時間を選べる場合は顧客や社員との会議を午後早い時間に入れるようにしている。
こうした会議の後に少し時間が余った場合は、頭の切り替えによる損失を避けるため同じカテゴリーの作業を続ければよい。
