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仕事というものは常に、一日にこなせる以上の量が回ってくる(あるいはそう感じられる)ものだ。時間は貴重なものであり、気を付けなければすぐに、こちらが時間をコントロールするのではなく、自分が時間にコントロールされてしまう。

以下に、仕事での時間を自分でコントロールするための5つの方法を紹介する。

・作業ごとに時間を割り当てる

「タイムブロッキング」の生産性向上効果は実証済みだが、これをさらに一歩進め、特定の作業のための時間を確保しよう。

仕事で特に時間を消費するものは、会議と電話だ。毎日、決まった時間に会議と電話の予定を組むようにしよう。会議と電話が多い日は、2つの時間枠を作ってスケジュールを調整する。日時を指定された会議を動かすのはできないが、時間枠を決めておくことで、誰かがあなたと会議や電話の予定を入れようとした際に、その予定をコントロールできるようになる。

メール処理用の時間枠を用意するのもよい。メールの送信や返信の作業を特定の時間帯に集中して行うことで、効率を上げられる。このスケジュールをしっかり守れば、メール受信通知が来るたびに確認しようとは思わなくなり、結果として生産性の向上につながるのだ。

・ミーティングの日程調整はメールでしない

会議のスケジュールを決める際の、「〇日の〇時は空いていますか?」、「いいえ、だめです。〇日の〇時はいかが?」を延々と繰り返すのは非常にいらだたしい。オンラインのスケジューラーを利用すれば、時間を節約してイライラをなくせる。自分のカレンダーのリンクを共有して、相手に都合の良い日時を選んでもらえる。中でもカレンドリー(Calendly)やアキュイティ(Acuity)がおすすめだ。こうしたサービスでは、予約時刻、空き状況、会議のタイプなどをカスタマイズできる。

・ためらわず「ノー」と言う

提案や依頼されたことをすべて受け入れていると、すぐに燃え尽き症候群に陥ってしまう。絶対に断れないこともあるが、たいていの場合、思ったよりも融通が利くものだ。「ノー」と言うといっても、単に完全拒否するという意味ではない。自分だけでは難しい仕事であれば、部分的に引き受けて、残りは誰かに手伝ってもらうこともできる。

引き受ける前に、その作業にやる価値があるかどうかを判断しよう。自分のキャリアにプラスになるか? 新しいスキルを得られるか? 抱えている別の仕事に影響は出ないか? それがすぐに分からなければ、考える時間をもらう。ただ、ある程度考えてみて、なお引き受けるべき理由を探しているようなら、おそらく断るべきだ。

編集=遠藤宗生

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