『上位10%の人は知っている、仕事がうまくいく方法』の著者、ジュリー・モーゲンスターン氏は次のように述べる。
「現代の企業は常に雇用数を減らそうとしています。我々は物事が急激に変化する時代に生きています。だからこそ、業務時間が足りないという現状を自覚する必要があるのです。そうすれば、今まで見えてこなかったものが見えてきます」
ここでは、オフィスでの時間を効率化し、帰宅時間を早める秘訣をリスト化してみた。
1. 時間管理アプリを活用する
モーゲスターンは業務効率化のために、時間管理アプリ「Eternity Time Log」を使って業務をカテゴリー化し、時間配分を管理することを推奨している。
「このアプリを使えば業務内容と時間配分のバランスを確認可能です。どの作業がネックになっているのか、どれだけ無駄な時間があったのかを確認し、状況を改善することに役立ちます」
2. 無駄なコミュニケーションを減らす
モーゲスターン氏によると、メールのチェックや予定外の社内ミーティングといった「コミュニケーション業務」を、仕事からできるだけ排除すべきだという。仕事が出来る人たちは、業務を適切に把握し、重要な部分のみに集中して取りかかるようにしているというのだ。
3. 仕事の重要度リストを作る
誰もが犯しがちな失敗の一つが、優先順位に関係なく、何から何まで「やることリスト」に含めてしまうことだ。「見込みのある顧客を訪問する」というのは大事な項目だが、「受付の人たちのためにサンドイッチを注文する」といった作業は、本当にやる意味があるのだろうか。
書籍『成功する女性の時間管理術（I Know How She Does It: How Successful Women Make the Most of Their Time）』で知られる、ローラ・バンダーカン氏も、「リストに挙げた項目から絶対な必要な項目を3～5項目選び、後は削除してしまうこと」を薦めている。
4. アラーム機能を活用する
携帯電話の機能の中で最もシンプルな「アラーム機能」。これを活用することが、業務のスピード化に役立つ。
「“この仕事はこれから90分で終わらせる。延長はしない”と決めて、アラームをセットしましょう。仕事が遅くなる大きな原因の一つが、集中力を欠いてしまうこと。アラームを設定することで、気が散ることを防ぎます」
5. メールはなるべく見ないようにする
「メールを受信すればするほど仕事量は増えるし、いとも簡単に気が散ってしまう」とモーゲスターン氏は指摘する。同氏は、起床後の１時間と業務開始直後の１時間はメールのチェックを避けるようアドバイスする。
「進行中の大事な作業がメールひとつで中止されてしまうこともあります。業務中はなるべくスマホの通知はオフにしておきましょう。やると決めた業務以外のことに邪魔され、1日が終わってしまうようでは、業務をアクティブにこなすことは到底不可能です」
6. 業務プランを3日前に決めておく
計画を立てるための時間すら無いと考える人は、今後、増え続ける日常の業務にすっかり埋もれてしまう人生を過ごすことになる。そうならないためにも、3日前に業務プランを決めるようにしよう。
「3日間の猶予があるとしたら、まず“この業務はいつやるべきか？”と考えましょう。それから終業時間を決めて、その日にやることをリスト化する。強い意志を持つことは絶対に重要です。だってやることは一向に減らないんですからね」
7.オフィスを去る時間を厳守する
「帰宅時間を決めて、その時間になれば即座に席を立つことが大事だ」とバンダーカン氏は言う。
「仮に、会社全体の電源が午後5時に落ちるとしたら、あなたはどうしますか？ 決めた時間までには何が何でも職場を出るという姿勢が大事です」と彼は言う。
8. プライベートを充実させる
「仕事以外の時間をリフレッシュのために、過ごしていないのであれば、会社で能力を高める事なんて所詮不可能です」とモーゲンスターン氏は話す。趣味や家族や友人らと有意義な時間を過ごすことが、次の1週間のフル回転につながるはず。
「仕事を終えたらいつも、祝杯を上げるぐらいの意気込みを持ちたいですね。仕事が出来る人たちは皆、午後5時になったらすぐにオフィスを後にします。プライベートライフがそれだけ充実しているからなんです」
