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反応が早いことは確かに、チームと協力するための行動規範の一つで、職場でプロフェッショナルな姿勢を示す分かりやすい要素だ。

業務を受け取ったことを単に伝える場合も、求められた情報を持っていないことを伝える場合も、電子メールに迅速に返信すること(24時間以内が理想だ)はあらゆる人が実践すべきベストプラクティスだ。しかし、返信しないことがおそらく最善な状況もある。返信しない方がよいかもしれない4つのタイプの電子メールは次の通り。

1. グループでの論争になりそうな電子メール


あなたは、返信されるたびに複雑さや緊張感が増すようなグループの電子メールのやりとりに含まれていたことがあるだろうか? 私はこれを「バレーボール式電子メール」と呼んでいる。私は、自分に貢献できる本当に建設的なことがない限り、自分の意見は胸に秘めておいた方がよいときもあることを苦労して学んだ。

私がこれを学んだのは、グループ内の議論で早くから口を出し、その後メールのやりとりが腹立たしく疲れるものになったために後悔したときだ。参加者ではなく傍観者になった方がよいときもある。議題がデリケートなものであればなおさらだ。

2. 腹立たしい電子メール


何かについて憤慨している最中に怒りに満ちたメールを書いて、それをすぐさま送ってしまい、後から後悔した経験は誰しも必ずあるはずだ。怒っているときにメールを送ることが良い考えである場合はまれだということを、人生では必ず学ぶ。その結果は悲惨なものになる可能性があるため、この誘惑に屈せず、感情が静まるまでは返信しないようにしよう。

時には、散歩をしたり友人と話したり、一晩寝てから翌日もう一度内容を見たりすることが必要かもしれない。また、緊張が高まっている場合は、互いにキーボードから離れて古き良き時代のように会話する方がよいかもしれない。廊下を歩いて直接話しに行くか、ビデオ通話をしよう。こうしてより個人的な要素を加えることで驚くほど効果があるかもしれないし、メールによって生じる誤解も最小化できる。

3. 機密情報を含むような電子メール


電子メールは証拠書類だということを覚えておくこと。そのため、独占所有権や機密性があることに文書で返信することには慎重になろう。とはいえ、送信者のことを完全に無視するのではなく、他に返事をする方法を見つけよう。返信の代わりに相手のオフィスに立ち寄って考えを共有してもよいが、時期尚早かもしれないことや、後で痛い目に遭うようなことを記録に残すことには慎重になること。

翻訳・編集=出田静

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