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9月に出版された『amazonのすごい会議―ジェフ・ベゾスが生んだマネジメントの技法』(東洋経済新報社)の著者、佐藤将之氏は、アマゾンジャパンの立ち上げメンバーとして2000年7月に入社。サプライチェーン、書籍仕入れ部門を経て2005年よりオペレーション部門で、2016年に同社を退職するまでディレクターとして国内最大級の物流ネットワークの発展に寄与した。

世界トップの企業、アマゾンの成長を支える原動力である「会議の技法」とは、どのようなものなのか。

同書の一部より抜粋し、会議の効率化を図るためにジェフ・ベゾスが設けた「アマゾン流、資料作成のルール」を紹介する。

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大がかりな報告は6枚でまとめる


アマゾンで使用されるもう一つの会議資料が「6ページャー」です。年次予算大きなプロジェクトは、さすがに1枚では説明しきれません。しかしそれでも枚数を無制限にしないのがアマゾン流。添付資料を除いて、6枚でまとめることが義務付けられています。

たとえば、何か新しいプロジェクトを発案するとしましょう。そのアイデアの概要をプレゼンするときには「1ページャー」でOKです。しかし、ゴーサインが出て、実行プランを具体的に詰めていくときには、「1ページャー」では足りません。プロジェクトの概要、PL(収支計画)をはじめとする財務情報、目標とするメトリックス(KPI、本書の163ページを参照)なども明記しないといけないため、「6ページャー」を用いることになります。

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「6ページャー」の書き方


私の場合は、まずどういうストーリーにするかという大まかな流れを決めてから、最初に見出しやラフな内容を書いていき、それをだんだん膨らませていくようにして「6ページャー」を作成しました。

最初のバージョンは規程の枚数に足りなかったり、超えたりするものなので、加筆や削除などを繰り返し、そして何度も通しで読んで「ストーリーがわかりやすいか」「その展開に突拍子もない部分や論理展開が不十分なところがないか」等々の確認をしていきます。

「6ページャー」をまとめる作業は、日本語であれ、英語であれ、かなり時間がかかります。通常でも2日ほど、長いときには1週間以上何度も推敲するということも珍しくありません。それくらい何度も何度も読み込んで、読み手に自身の意図や思いがきちんと伝わるかを確認することが重要なのです。

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文=佐藤将之 編集=石井節子

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