在宅勤務のトレンドは終息の兆しを見せておらず、それに伴いビデオ通話も長期にわたり続く見通しだ。そこで、ズーム疲れによって一日の仕事を無駄に終わらせない方法を見出すことが重要となる。以下に、ズーム疲れの影響を軽減するための方法をいくつか紹介する。
1. 可能ならビデオはオフに
会議の種類にもよるが、参加者のビデオを常にオンにしておく必要はない。参加者からのリアクションが必要とされる会議では、ビデオをオンにして参加させるべきだが、講習会などのように、参加者が受動的に参加する場合は、ビデオをオフにさせた方がよいかもしれない。
参加者の反応を確かめるために、全員のビデオをオンにさせておきたい気持ちもわかる。しかし実際は、ビデオをオンにしておいたからといって、会議に集中させられるわけでもない。ビデオで参加させることで、スマホでSNSをチェックできないようにはできるが、パソコン上で同じことをされるかもしれない。ビデオをオンにすることで参加者のエンゲージメントを高めるという考えは、間違っている。人はどのような状況であれ、マルチタスクの方法を見つける。
2. 画面に自分の姿を映さない
人と対面で話す時には、相手の顔だけを見て話し、自分の顔は見えない。オンライン会議の場合は、画面上に自分の顔も現れるというとても不自然な状況だ。そうすると、会話の内容に集中できずに、自分の表情や服装、印象の方が気になってしまう。ズームには「セルフビューを非表示」という設定項目があり、自分の姿を他の参加者に見せながらも自分の画面上からは隠すことができる。
3. ビデオレイアウトを切り替える
画面上にたくさんの顔が並ぶのも、気が散る原因になる。参加者の後ろに見える背景や、動いている様子が気になってしまう。会議に集中するためには、ビデオレイアウトを「ギャラリービュー」から「スピーカービュー」に切り替えて、他の参加者を隠すとよい。話している人のみが画面上に現れるため、会議に集中しやすくなる。
4. 事前に決めたアジェンダに沿って進行する
ビデオ会議は必要以上に長引くことがあり、ズーム疲れの助長につながる。会議を脱線させず時間通りに終わらせるため、事前にアジェンダを作成し、参加者全員と共有しておこう。そうすれば、各参加者が自分に求められていることや、会議の内容、終了予定時間を把握できる。アジェンダにしっかりと沿って進行し、脱線し過ぎる人の話は制して、予定時間をオーバーしないようにしよう。
5. 休憩時間を作る
自分でスケジュールを決められる場合は、オンライン会議の予定を立て続けに入れるべきではない。合間に休憩を取ること。これはズームに限ったことではなく、会議と会議の合間に少なくとも10分間の休憩時間を確保すれば前の会議内容をしっかりと整理してから次に臨むことができる。
6. 電話を使う
会議は常に顔を見ながらする必要はない。電話をかければ十分な場合もある。電話はどこにいても受けることができ、ビデオ会議よりも柔軟性が高い。ビデオ通話に備えて身なりを整える必要もないため、在宅勤務でさまざまなストレスにさらされる中では時にありがたい連絡方法となる。
