上司の重要スキル 正しく仕事を割り振る方法

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・期待値を設定する


ただ仕事を渡すのではなく、それをどのように仕上げてほしいかを明確に説明する必要がある。理想の結果とスケジュールを示すことで、その仕事の「成功」を具体的に定義しよう。

短期プロジェクトの場合、具体的な完了日を設定し、完了前に少なくとも1度は途中経過を確認する。長期の場合は、開始から終了までの間にいくつかの途中目標を設定し、定期的に進捗確認をしよう。

・細かい管理をしない


一旦仕事を任せたら、距離を置くこと。マイクロマネジメント(事細かに管理すること)を試みれば、ただ自分の仕事を増やすだけだ。自分にとっても任せた相手にとってもフラストレーションが溜まり、進捗と結果に悪影響をもたらすことの方が多い。進行状況の把握は、一歩間違えればマイクロマネジメントとなる。意図せず一線を越えてしまわぬように、自分の行動は慎重に判断しよう。

・部下を信じる


仕事を割り振る相手には、すべてを任せること。相手が適切かつスケジュール通りに完了できると信じなければいけない。たまに「進捗はどう?」といった軽い確認をするのは問題ない。ただしそれを頻繁にし過ぎると、任された側は自分が信用されていないと感じてしまう。そのような状況を避けるため、プロジェクトの開始前に途中経過を確認するスケジュールを決めておき、本当に必要な場合以外はそのスケジュールを遵守すること。

・完了後の確認


仕事の割り振りを成功させるには、相手に納期の遵守、正確性、成果についての責任を持たせる必要がある。完了後に、成果を確認することが重要だ。何か問題があれば、任された側の責任として、誤りを修正させる必要がある(その際には恐らく、あなたも手を貸す必要がある)。またよくできた場合は、それをきちんと評価するべきだ。完了後には、功績を認めることと批評をすることの両方が等しく重要となる。

編集=遠藤宗生

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