4. 予定を自分に合わせて最適化する
予定を組む上での制約や、勤務時間に関して自分で制御できないことは常に存在する。とはいえ、自分にとって最適になるよう仕事日の大部分の予定を決める自由はいくらかある。エネルギーが1日の間に上下するのは自然なことなので、最もエネルギーと集中力がある時間を特定して、他よりも難しい作業はこうした時間に予定しよう。
5. 一定の時間をまとめて確保する
効果的に時間を確保することで、失う時間を最小化することができる。1日の中で同じ作業に何度も分けて取り組むのではなく、その作業だけに集中できる、より長い時間枠を1カ所設けておこう。これは執筆や調査、コンテンツ作成など、より高い集中力を必要とする作業に特に便利だ。
電子メールや会議など、一部の作業の時間枠は1日に数回設けることができる。しかし、プロジェクトの取り組みなど、気を散らすものがほとんどない状態で十分集中する必要があるものは1カ所に固めておくのが最も効果的だ。似たような作業を1つの区切りにまとめることで、集中力を最大化しよう。
6. 1分単位で全てを予定しない
スケジュールは、1日を1分単位で分けた作戦帳というよりも議題のように扱うべきだ。計画に影響を与える予測できない出来事はいつでも起きるものだ。会議が長引いたり、プロジェクトに予想していたよりも長い時間が必要だったりするかもしれないし、電子メールやメッセージで電話が鳴りっぱなしの日もあるだろう。1日の構造を立てておけば、予定を狂わせることが起きても、より迅速に再び軌道に乗ることができる。
7. 気が散る原因をメモする
スケジュールに従ったとしても時間を取り戻せないと感じている場合。気が散る原因となるものを探そう。仕事日のうち、仕事に関係ないことにどれほど時間が使われているかを知ることができれば、一体どれくらいの時間を仕事に使っているかを逆に理解することができるため効果的だ。仕事でも、インターネットの超現実的な穴に引きずり込まれているときでも、作業に一体どれくらいの時間を費やしているかには気づかないことが多い。
一部の作業には予想していたよりも長い時間がかかっていることや、1日のうち携帯電話に手が伸びる回数が自分が気づいているよりも多いことが分かるかもしれない。前者の場合、スケジュールを調整して十分な時間が確保されるようにすること。後者の場合は、携帯電話を他の部屋に置くか、誘惑に惑わされないよう特定のウェブサイトをブロックするプラグインを追加することを考えよう。
自分用の最適化された仕事のスケジュールを作るには、少し試行錯誤が必要となることが多い。取り組みを続け、必要に応じて調整すれば、時間をよりうまく管理できるようになり、毎日の生活のバランスが改善していることにすぐに気づくだろう。
