バランスを取り戻し、失われた時間の一部を取り戻すには仕事のスケジュールを作り、1日の中に構造を持つことだ。そのための7つのコツは次の通りだ。
1. 時間の使い方を把握する
時間がどのように使われているかを把握する場合、できる限り正確に行う必要がある。1分単位で時間の経過を追い、特定の作業を終えるのに実際どれくらい時間がかかるかを把握しよう。仕事の作業以外にも、育児や子どもの宿題の手伝いなど、勤務時間に時間を取られる全ての作業にかかる時間を把握する。時間を計るときにはアプリを使うこともできるし、携帯のストップウオッチ機能を使ってエクセルを作ってもよい。
これを1週間継続し、電子メールや会議、仕事で毎日すべきことなどのルーティン作業にどれくらい時間を取られているかを正確に把握して、主に時間を奪っているものは何かを特定しよう。スケジュールは毎日変動する可能性が高いため、タスクにどれほど時間がかかるかだけでなく、いつ行う必要があるかも記録すること。
2. スケジュールの基盤となる構造を作る
さまざまな作業にどれほどの時間をかけているかを理解したら、それを使ってスケジュールの概要を作成できる。まずは、特定の時間や日に終える必要がある業務を加えよう。これを基盤として、1日の他の部分を決めることができる。
昼食休憩を予定に入れるのを忘れないこと。心の健康のためには、仕事から離れる時間を取るのが重要だが、昼食休憩を返上して働き続けるのは非常に簡単だ。スケジュールに昼食休憩を入れることでその重要性を思い出すことができ、昼食を取りつつ仕事をする事態を防ぐことができるかもしれない。
3. 休憩のための時間を組み込む
昼食休憩を予定に入れるのと同様、いくつか短い休憩時間を予定に入れておくのが重要だ。定期的な休憩を入れておくことでエネルギーを補充する時間が持て、1日を通して活力を維持できる。取り組んでいる作業から離れ、短い散歩をしたり、子どもと遊んだり、テレビを見たり、本を読んだり、スナックを作ったりなど、仕事に関係ないことなら何でもよい。休憩することなく1日中コツコツと仕事を続けるよりも休憩を取ることで、頭がよりはっきりした集中力がある状態で仕事に戻ってくることができるだろう。
