互いに連絡を取る最善の方法を確立し、コミュニケーションに大きな遅れが出ないようにすること。電子メールやメッセンジャー、テキストメッセージ、あるいは電話などが使用できる。コミュニケーション方法については柔軟になること。相手が特定の方法を特に好んでいる場合、それを使うのが最も簡単だ。相手から助けられていることを思い出し、相手に合わせるのが最善だ。
5. チームのコミュニケーション方法を学ぶ
遠隔勤務で働く最初の数週間が円滑に進むようにする最善の方法は、他者のコミュニケーション方法を理解することだ。重要な情報がどのように送られるかや、電話会議の期待値がどのようなものか、簡単な連絡には電子メールやスラック、テキストメッセージ、電話のどれが通常使われているかどうかを知ることが大事だ。どのコミュニケーション方法が使われているのかを見極める唯一の方法は尋ねることなので、最初の数日でこの点を理解するようにしよう。
チームのコミュニケーション方法に気を配ろう。上司とのメールや同僚同士のメールの口調はどのようなものだろうか？ スラックやズームで話すときの会話のフォーマルさはどのくらいだろう？ 電子メールとスラックのどちらがより頻繁に使われているだろうか？ テキストメッセージに関する方針はどのようなものだろう？
大半の質問は、他者のコミュニケーション方法を観察することで簡単に答えられるものだ。それでもまだ不明な場合は尋ねよう。また、正式な方法に常に従っているとは限らないので、コミュニケーションには何を使っているかやその仕組みを新たな同僚に尋ねることにも価値がある。
6. 作業スペースを準備する
遠隔勤務をするのが初めての人は、作業スペースを準備し、初日に働く準備ができているようにすること。ソファで勤務したくなるかもしれないが、それでは生産性が上がらないし、働くのに適した気持ちにならない。
座り心地が良い椅子や机、必要な全ての技術を用意しておくこと。会社からノートパソコン、あるいは仕事の関連用品が支給される場合、勤務開始日の前夜にこうしたものをセットアップしておく。そうすれば、初日は新人研修のプロセスのみに集中できる。
既存のコンピューターに必要なソフトウエアをインストールする場合も同じだ。初日を迎える前に正常に機能するようにしておくことで、心配しないで済むようにする必要がある。
最も重要なことは、自分自身と同僚に対し忍耐強くなることだ。遠隔勤務は多くの人にとって新しいことで、調整には時間がかかるからだ。
