気を遣うべきなのは服装や背景だけではない。意思疎通を円滑に進め、自分の威厳をおとしめるようなことがないようにしよう。以下に、ズーム会議中に自分の威厳や存在感を損なう可能性がある3つの行為を挙げる。
1. 技術的な問題を起こしてしまう
事前の入念なテストが重要だ。テクノロジーを使う際には、プログラムの動作を事前に確認しておく必要がある。まずは必要なソフトウエアが正しくインストールされていることを確認し、カメラやマイクが正しく動作するかどうかをテストすること。通話に役立つ設定やツールがないかも確認すること。
技術的な問題は、相手にいら立ちを与えてしまう。たとえ自分のミスによるものでなくとも、相手は悪印象を持ち、あなた自身に不満を感じてしまう。ズーム会議の前に少し時間を割いて技術的なテストをし、会議を円滑に進められるようにしよう。
2. 他の人と同時に話す
インターネット速度の問題などによるタイムラグも、技術的な問題のひとつとなる。ビデオ通話では、相手が実際に話してから声がこちらへ届くまでに時間差が生じることがある。相手が言いたいことを話し終えたと思えたら、すぐ自分が話し出したい衝動に駆られるだろうが、タイムラグがあることを念頭に置いて、ぐっとこらえよう。また、参加者に自分の発言を終えたところで合図させるようにすると、他の人が発言のタイミングを図りやすくなる。
2人が同時に話し出すような状況は、たとえ当人に悪気はなかったとしてもイライラするものだ。発言の間には少し間を置くこと。沈黙は誰の害にもならない。
3. マイクのミュートを忘れる
リーダーは、発言権を独り占めしてはいけない。相手の発言にも耳を傾ける必要がある。自分が発言していないときは、マイクはミュートすること。雑音の多い自宅や公共の場でズーム会議に参加する場合は特に重要だ。マイクをオンにしておくとエコーが起きることもある。雑音は参加者の気を散らし、あなたの風格を損なう恐れもある。
プロは、プロらしい振る舞いをするものだ。技術面のテストをしてトラブルを避け、他の人と同時にはしゃべらず、発言中以外はマイクをミュートにしよう。
