カテゴリー分けができたら、そのカテゴリーの中でさらに優先度を考え、リスト化していきましょう。
TODOリストを作ったのはいいけれど、時間が経つうちにどんどんタスクが埋まってその管理の時間が面倒になり、結局使わなくなってしまった──という人も多いのではないでしょうか。
そうならないための大切なポイントは2つです。
一つは、メンテナンスをきちんと行うこと。「今日やらなければいけないこと」はその日の朝、「今週やらなければいけないこと」は週の頭、「今月やらなければいけないこと」は月初に。そして「急がないが長期的にはやらないといけないこと」は月末などに必ず確認し、進捗を確認したりカテゴリーを変更したりして、定期的にメンテナンスを行います。
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もう一つは、TODOリストの内容をスケジュールに移し、具体的に実施する時間を入力することです。スケジュールについては、どうしても会議や来客などの日程だけを入れてしまいがちです。しかし、「来客」という一つの予定には、「来客前にリマインドメールを送る」「来客後に企画書を作る」など、様々な業務が付随しています。そういった細かな業務もスケジュールに書き込んでいきます。
僕も、「◯◯さんにメールの返信」「請求書を経理に依頼する」など、細かな作業もスケジュールに詳しく書き込んでいます。そしてスケジュールに移した段階で、TODOリストからその項目を削除しています。
このようにTODOリストを優先順位別のカテゴリーで管理し、優先順位を見える化したうえで、未来のスケジュールに落とし込んでいくのがポイントです。
もちろん突然の予定変更などもあり、スケジュール通りにタスクを処理できないこともあると思います。その場合は、きちんとそのスケジュールを変更するようにします（できなかった業務を放置しておかない）。これをコツコツ積み重ねていくことで、あなたのタイムマネジメントスキルは向上するでしょう。
設楽悠介◎幻冬舎のブロックチェーン専門メディア「あたらしい経済（New economy）」を創刊。同社コンテンツビジネス局で新規事業や電子書籍事業、コンテンツマーケティング事業を担当。幻冬舎コミックス、エクソダス等の取締役も兼務。また複数企業の社外アドバイザーも務める。個人活動としてVoicyでビジネス系音声番組「風呂敷畳み人ラジオ」や、カルチャー系Podcast/YouTube番組「#欲望のSNS」等の数々のコンテンツの発信やコミュニティを運営。イベント登壇やメディア出演も多数。著書にビジネスを着実に実行に移すスキルを紹介した『「畳み人」という選択「本当にやりたいこと」ができるようになる働き方の教科書』（プレジデント社）。
