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Zoom(ズーム)などのデジタルコミュニケーションツールを使えば、オフィス外や在宅での勤務でも上司との定期的なコミュニケーションを維持できる。ただそうしたビデオ会議でも、良いミーティングをするために必要な要素を忘れてはならず、通常の会議と同様の生産性を追求するべきだ。以下に、デキる人が上司とのビデオ会議でする5つの行動を紹介する。

1. いきなり本題に入らない


オフィス外では、世間話をする休憩室のような場所がない。しかし、ビデオ会議の冒頭は、仕事とは関係のない話題から始めて、徐々に本題に入っていく良い機会だ。

上司が過去に自分の家族について触れたことがあったなら、家族は元気かどうか尋ねると良いかもしれない。上司の趣味を知っている場合は、本題に入る前にその話をしても良い。デキる人は、人間的なレベルで仕事仲間とつながり、信頼関係を築く方法を心得ている。ビジネスで成功する人は、常に仕事の話をしている訳ではないのだ。

2. 進捗報告をする


自分の仕事の状況を上司に知らせよう。上司が自分のプロジェクトの進捗状況を明確に把握していると思い込まないこと。仕事ができる人は、今自分がしていることについて透明性を持っている。

3. 役に立つビジュアルを共有する


多くの場合、目で見ることで情報を正確に把握しやすくなる。例えば、完了したタスク、現在進行中の仕事、完了までの計画などを一覧にしたシンプルなスライドを1枚作成する。建築やメディアなどのビジュアル系職業なら、自分のパソコンの画面を共有して現在作業中の図面やマークアップを上司に見せることができる。仕事ができる人は、情報の受け手を引きつけ、相手が理解しやすい方法でコミュニケーションを取っている。

4. 確認のための質問をする


リモートワーク中は上司との接点も減るため、質問を思いついたらその場で書き出しておき、ビデオ会議の際に聞くようにしよう。また、ビデオ会議中に上司から言われた内容を明確に理解するためにも質問を使う。仕事ができる人は、状況を正確に把握しているからこそ素晴らしい働きができるのだ。

5. 自分がすべき仕事をまとめる


上司からの指示や期待される結果について明確に理解することで、上司を安心させよう。ビデオ会議の締めくくりとして「まとめると、私のすべき仕事は3つですね。ひとつ目は……」というように要約する。

ビデオ会議を始める前に、次に取り掛かるべき仕事に関する考えが既にあるかもしれない。それを書き留めておき、上司とのビデオ会議中に、すべきことのリストへ加えるとよい。また会議後に、次の作業の概要を記したメールを送るのもよいだろう。仕事ができる人は、自分に課せられた責任の明確な理解を自分自身と上司に対して与えている。

ミーティングは、たとえリモートであっても、自分のリーダーシップや職務遂行能力をアピールするチャンスとなる。ビデオ会議では、スムーズな導入から始め、仕事の進捗状況を報告し、質問をして、これからすべきことを確認すれば、良い形で前進できるだろう。

編集=遠藤宗生

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