私自身はもともとグローバルチームで仕事をしてきた経験が長く、オンラインで会議は日常的に行ってきました。そして、チームワークを高める上で、そのメリットは大きいと感じています。
特に、これまで顔を合わせて会議室で話し合うスタイルがメインだったチームにとっては、「急速なオンライン化」という変化のタイミングだからこそ実感できるメリットがあるはずです。
まず大きなメリットは、チーム内の“声の大きさ”が均一になること。リアルに顔を合わせる会議では、会議室の中で座る位置もなんとなく決まり、発言するメンバーも固定化しがちですが、オンライン会議では画面上でメンバーは“均一”に並び、誰でも発言しやすいフラットな雰囲気になりやすくなります。全員の表情もとてもクリアに見えます。結果、より多くのメンバーの意見が交わしやすくなることは、チームにとっては非常に有益です。
次に、「個々のメンバーのバックグラウンドを知れる」というのもオンライン会議の大きなメリットです。それぞれの自宅など個人の“ライフ”が色濃く反映される場所から一同がつながる。そういったスタイル自体が、メンバー間のコミュニケーションを大きく変える可能性を秘めています。
各メンバーの画面に映る背景には、その人の日常シーンや大事にしている価値観がにじみ出るもの。背景がバーチャルや写真から取ったものだったとしても、「なぜ南の島の背景にしているの？」「1年前に旅行したビーチなんです」といった会話から“個の情報”を交換できます。こういった情報は、会議室では生まれにくいものです。アイスブレイクにもなりますね。
一方で、オンライン会議をスムーズに進めるにはコツが必要です。私なりに心がけていることを2点ほど紹介しようと思います。
ひとつは、本題に入る前の「チェックイン」を丁寧にすること。オンライン会議の良さは、インターネットさえつなげればどこにいてもすぐに開始できるという即時性ですが、逆に「直前に起きた出来事の影響を持ち込みやすい」とも言えるわけです。
うまく切り替えするための小さな儀式として、「では、30秒ずつフリートークをお願いします」など、全員の意識をこの場に向けさせる仕掛けが必要です。
できればリーダーが口火を切って、フランクな雰囲気をつくれるとベストです。例えば、「今日はランチに話題の店のデリバリーを予約しているので、時間通りに会議を終わらせましょう！」など。数をこなすうちに、センスが鍛えられます。
