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私が創業したコンサルティング企業「リーダーシップIQ」は、1万7000人以上を対象として「How Do Your Time Management Skills Stack Up?（あなたのマネジメントスキルは？）」と題したオンラインアンケート調査を行った。質問の一つは、次の選択肢の中から自分に当てはまるものを選ぶものとした。
・私はその日のうちにやるべきことの長いリストを作っていることが多い
・私はその日に絶対やる必要がある優先事項をまとめた短いリストを作っていることが多い
最初の選択肢を選んだ人は47％だった。最初の選択肢が2番目よりも悪いものであることはきっと皆さんにも直感的に分かるだろう。しかし新たなデータからは、これが皆さんの思うよりさらに悪いことが分かった。
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優先事項の短いリストがある人では、44％がやりたいことを全て行うのに十分な時間があると感じているが、長いリストがある人の間で全てをする十分な時間があると感じている人はわずか14％だった。つまり、重要な優先事項のみの短いリストがある場合には、全てを終わらせる時間が持てる確率が約3倍になるのだ。
長いリストを持つ人の主な問題としては、リストにあるものの多くが付加価値を生まないものだということがある。（多くは、他の人に任せたり、リストから消したりする必要があるタスクだ）
一方、重要な優先事項のリストに載っているものは、真の意味で価値を生み出し、自分を目標達成に近づけ、自分のキャリアや企業を前進させるものである可能性が高い。
毎日のすべきことを最も重要なものに絞れば、それを終わらせるための時間を優先的に作れる可能性ははるかに高まる。そうなれば、重要性が低いタスクをリストから消したり、他の人に任せたりすることが積極的にできるようになる。
やるべきことの長いリストがある人はそれをよく見直し、全てのが本当に必要不可欠なものかを考えよう。全ての項目が、今年の大きな目標の達成やキャリアの前進に役立つものだろうか？ 自分にしかできないものだろうか？ できなかったとしても大惨事にならないものはないか？
大半の人は、こうした問いに答えていった結果、リストから消しても全く問題がないタスクが多いことに気づく。
