私たちが仕事で時間を消費する活動には4つのタイプがある。それは、青信号の作業、黄信号の作業、オレンジ信号の作業、赤信号の作業だ。
青信号の作業は、時間の大部分を費やすべき部分だ（ただ、これに十分な時間を費やせていない人は多い）。青信号の作業は、「自分はこれをするために雇われた」というもので、自分の職務や仕事での目標に欠かせなく、目標を達成したり昇進したり、企業での地位を高めたりするための仕事だ。青信号の作業がなければ、職場に来る理由ですらほぼ存在しない。青信号の作業は、自分しか生み出せない価値を会社に与える。
黄信号の作業は、自分ができるものの他人の役割の一部である仕事で、自分でもこれを簡単にできるが本当は部下や他の部署に任せるべきものだ。あなたが1カ月間消えたとしても、他の人が難なくこなしてくれるだろう。
オレンジ信号の作業は、最終的には終わらせなければならないが、今すぐにしなくてもよく、さらには自分の仕事ではないものだ。優先順位が低い仕事であり、必要だが緊急のものではない。
最後に赤信号の作業がある。赤信号の作業は誰にとっても時間の無駄だ。非効率な会議や、行方不明になった報告書捜し、機能していないやり方を何とかやり切ろうとすることなど、道理にかなっておらず、きっぱりとやめるべきものだ。
やるべきことを長々と羅列したリストの問題は、その中には必ず黄・オレンジ・赤信号の作業が大量に含まれていることにある。一方、重要な優先事項を短くまとめた場合、青信号の作業だけが載っている可能性が高いだろう。
全てのことをする時間がないと感じることは誰にでもある。しかしここで大切なのは、「全て」を羅列した長いリストには付加価値をもたらさない仕事が多くあるということだ。
必要不可欠な少数の青信号作業を毎日終わらせることにエネルギーを注げば、思ってもみないほど多くを達成できることに、すぐに気づくだろう。
