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技術は、現代の企業の働き方を破壊してきた。メッセージ交換ツールの出現はその一例でしかない。こうしたツールは、チーム間のコミュニケーション促進のため活用されているが、適切に使われない場合には気が散る要因となりかねない。

職場で優れた習慣を実践することが生産性の鍵だが、職場でのメッセージングツールの利用の増加がその障壁になっているだろうか? ソフトウエア企業のヌーラボ(Nulab)は、現在の仕事で少なくとも1つ仕事用チャットツールを使用するフルタイム従業員約900人を対象とし、仕事でのチャットの習慣や認識に関する調査を実施した。その結果、分かったことは次の通りだ。

・従業員の66%は仕事のチャットツールをアプリケーションとして携帯電話にインストールしており、チャットツールで仕事に関係のない会話をする時間は1日に16分と報告していた。(全体では合計43分だった)

・職場で気が散る最大の要因は直接の会話で47%を占め、その後には電話での会話(20%)とチャットツール(15%)が続いた。

・仕事用チャットツールのおかげで生産性が向上していると考えていた従業員はわずか40%だった。

同調査は「ソーシャルテクノロジーのツールにより、従業員が互いにつながりを維持できるようになるだけでなく、仕事への満足度や離職率、従業員への評価が向上する。とはいえ、ソーシャルメディアサイトと同様集中を妨げる要因になるのは簡単だ」と述べている。

ここでは、仕事用のチャットツールをうまく活用する4つのコツを紹介する。

1. 単刀直入に話す


チャットで最もいら立たしい振る舞いは何だろう? 調査回答者の28%は、「こんにちは」以外に内容が何もないメッセージを送る人を嫌っている。また24%は、チャットで腹立たしく思う行動として共有する情報が多過ぎることを挙げている。議論する必要があるものについて単刀直入に話し、自分を含め他者の時間を無駄にしないよう簡潔なメッセージにすることを心掛けよう。

生産性を最大化するため、会話では主要なポイントに焦点を当て、個人的な会話が仕事の邪魔にならないようにする。

翻訳・編集=出田静

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