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私が取締役を務めるキャスターでは、2014年の設立以来、業務委託を含むほぼすべてのメンバーが、常時リモートワークをしています。2020年現在では、45都道府県、15カ国にわたる約700名がリモートワークで日々の仕事をしています。
この規模で、常時リモートワークをしている会社は希少なこともあり、今年の2月初旬ごろから、リモートワーク導入についての質問や相談を受ける機会が増えてきています。また、BCP（事業継続）対策としてリモートワークを急遽始めたものの、準備やノウハウの不足などにより、上手く活用しきれていない会社からの相談も増えている状況です
チャットは連絡を伝えるためのツールではない
リモートワークは、ハード面（就業規則や通信環境、データの取り扱いなど）が最低限でも準備できていれば、すぐにでも始めることは可能です。今回の新型コロナウイルスのような有事のタイミングでは、多少準備が不足していても、従業員の健康や安全を守るために、最低限の環境だけでも整えて、リモートワークをスタートすることを優先すべきです。
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リモートワークを始めたとき、円滑に業務を遂行するため、またオフィス通勤と比較して生産性を落とさないためのコミュニケーション方法について紹介しましょう。
細かいコツはたくさんありますが、絶対に外してはいけないポイントは以下の3つです。これを守らないと、どんなに制度やツールを準備していても、円滑に業務を遂行することは難しくなってきます。
1. 会話はすべてチャット上で行うこと
2. チャットを関係者全員が見える状態にすること
3. 何でも言いやすい雰囲気と場をつくること
まず、1の「会話はすべてチャット上で行うこと」についてですが、リモートワークの場合、会議以外の社内の主なコミュニケーションはビジネスチャット（スラック、チャットワーク、Microsoft Teamsなど）で行うことになります。
いまでこそビジネスチャットを活用する会社は増えてきましたが、オフィスにいるときは、チャットは連絡事項を伝えるためのツールとして活用し、ほとんどの会話は対面で行なっている会社も少なくないのではないでしょうか。
しかし、このようなチャットの使い方でリモートワークをすると、業務に関する会話すらままならない状態になってしまいます。ほとんどの仕事は同僚や上司とコミュニケーションを取りながら進めていくものですが、これはリモートワークになっても変わるわけではありません。
オフィスのデスクの横で行われているような、ちょっとした立ち話や相談、業務の確認などのコミュニケーションは、リモートワークであっても必要です。そのためにはチャットを情報共有ツールとして使うのではなく、「チャット＝オフィス」と考え、仕事に関するすべての会話をチャット上で行うことが必要になります。
