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転職活動で内定を受けても、断らざるを得ないこともある。この決断は決してたやすいものではなく、応募先企業の担当者やエージェントにそれを伝えるのはさらに難しいこともある。最も重要なのは、角が立つことは一切しないことだ。

内定辞退は迅速にすること。決断したら、すぐに企業側に伝える。先送りする理由はないし、回答を遅らせれば相手に負担がかかる。相手は採用活動を再開しなければならないので、断りにくいからといって待たせてはいけない。

内定を断る際の最も一般的な方法は電子メールだ。メールでは最後まで丁寧さを保ちつつ、冷たい印象にならないようにする。内定を辞退したい旨を単刀直入に伝え、内定をもらったことに対する感謝も忘れないこと。

角を立てずに内定を断るには、以下の4つを念頭に置いておこう。

1. 音信不通は厳禁

音信不通になるのは言語道断であり、説明もなしに連絡を断つのは相手に対して失礼だ。自分の人間性について悪い印象を与え、将来の就職機会を失ってしまう。

ビジネスの世界は思ったよりも狭いものだ。相手が誰とつながっているかは分からない。もしかしたら、これから面接を受ける会社の人と知り合いかもしれない。自分が有能で信頼の置ける人間であることを印象付けておくべきであり、音信不通になった人としてのみ覚えられるようであってはいけない。エージェントを利用する場合も、自分が良い候補者であると同時に、配慮ある人物という印象を残したいものだ。

2. 詳細な理由の説明は義務ではない

あなたには内定を断る権利があり、その理由を事細かに説明する義務はない。相手が知るべきは、内定者がオファーを受けるかどうかだけだ。相手へのメッセージは端的かつ丁寧にし、辞退の意向をはっきり伝えること。感謝の気持ちを伝え、残念ながら辞退させていただくと説明するシンプルな内容で十分だ。

3. 感謝を伝える

時間をかけてもらったことと、内定を出してくれたことに対して感謝の気持ちを伝えること。感謝を伝えることで相手の会社に対する敬意を示すことができ、好印象を残せる。たとえ断りを入れる場合でも、ちょっとした気遣いで他の応募者に差をつけられる。将来的に相手とどこかでまた関わる可能性もある。良い印象を残すことが大事であり、そのためには感謝を伝えておく必要がある。

4. 電話の方が良い場合も

メールで断りを入れるのが最善策とは言えない場合もある。企業の担当者と信頼関係が築かれている場合や、これまで電話で多くのやり取りを重ねてきた場合は、内定辞退も電話でするべきだ。もちろん電話はメールよりも若干気まずいが、電話だと人間味が増し、感謝と残念な気持ちを直接自分の声で伝えられる。電話を掛けた時に相手が出られなかった場合は、再度掛け直すか、留守電を残そう。

編集=遠藤宗生

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