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就職活動中は、求人情報の収集、応募、電話確認、面接など、管理すべき項目が多く、さまざまな役職に応募する中でうっかり忘れてしまう情報もあるだろう。

スプレッドシートを使えば、必要な情報をひとまとめにしてすばやく簡単に閲覧でき、重要事項を見落とすことがないように今自分がしていることを管理できる。

情報を整理することで、面接に呼ばれたり、採用担当者からメールを受け取ったりした際の対応が楽になるだろう。スプレッドシートは、必要な時にいつでも参照できる備忘録となる。さらに、情報を整理することでストレスも抑制できる。

作成するスプレッドシートには、以下の項目を含めよう。

・応募した役職と会社名

これは特に重要な2項目だ。肩書は、職務明細書に記載されたものをそのまま正確に記録しておくこと。そうすれば、先方の採用担当者と話す際に適切な言葉を使える。

・募集要項へのリンク

面接に臨む前に、職務内容を見返したくなる場合もあるだろう。募集要項へのリンクをスプレッドシートへ記録しておくことで、必要な情報を検索する手間が省ける。

・応募した日付

応募した日付を記録しておくことで、フォローアップすべき時期や、先方から音沙汰のない場合に不採用と判断すべき時期が判断できる。

・応募方法

応募した方法を記録しておくこと。オンラインだったのか、誰かの紹介を通じてか、それともメールやリンクトイン、あるいは直接書類を手渡ししたのか。

・紹介者の名前

応募先企業から、紹介者の名前を問われることがある。名前を記録しておくことで、紹介者を忘れないようにできるし、就職できた暁には紹介者へ忘れずに礼状を送ることもできる。

・結果

結果の欄には、「採用」「不採用」「返答なし」の3つのうちのいずれかを書き込む。特に「返答なし」は重要。この項目がなければ、結果は不採用ばかりだと感じてしまう。直接通知を受けた場合にのみ、「不採用」と記入すること。

・進行状況

ここを見ることで、採用プロセスのどの状況にあるかがわかる。一般的なステップとしては、応募書類提出、電話面接、対面面接などがある。採用プロセスは企業によってさまざまなため、進行状況欄も応募した仕事毎にカスタマイズすべきだ。

編集=遠藤宗生

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