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3. 発言者以外は全員ミュートにし、誰が話しているか確認する

電話会議の背景の騒音は、知らず知らずのうちに生産性に悪影響を及ぼす。ネブラスカ大学リンカーン校の研究チームによる調査では、騒音の認識が知的活動のパフォーマンスに影響を与えることが示されている。発言していないときは必ずミュートにするよう全員にはっきりと指示し、割り込む人には自分の名前を今一度名乗らせよう。

4. 細かく明確な議題が全員に事前にわたるようにする

電話会議の議題の最終版は、会議の少なくとも24時間前までに最終的な参加者に配布しておくべきだ。電話会議を生産的なものにする唯一の方法は、会議の主要なポイントと目的が全員に十分明確になっているようにすることだ。こうすれば参加者には準備が強いられ、言い訳ができなくなる。また、各議題に使える時間を決めておくことで、時間を管理し、全員が確実に同じ理解でいるようにすることができる。

5. 最新技術は事前にテストする

イノベーションを受け入れるのは全くもって素晴らしいことだが、新たなコミュニケーションツールを試すのに、電話会議は最適な場ではないかもしれない。最新のソフトウエアは、まず社内でテストし、使用法を完全に理解しておくこと。

また参加者には、新たな技術に慣れるための十分な時間を会議前に与えておく。技術的問題や通信が切れることがあれば、参加者は不満を抱き、集中力と関心がそがれてしまう。

6. 前向きな言葉遣いを心掛ける

「その通り」「良いアイデアですね」などの前向きな肯定の言葉を使うこと。うなずいても相手には分からないため、話題となっているアイデアは適切であることを伝えて参加者を安心させ、前進しているという感覚を与えることが必要だ。人は物事がうまく行っていると感じているときに、集中しやすくなる。そのため、難しいことや退屈なことを議論するときには、会話をポジティブに維持することが特に重要だ。

7. 主な数字やアイデアをインスタントメッセージする

働く人の80%以上は、電話会議中に画面共有機能を使いたい、あるいは同機能の使用を増やしたいと考えている。適切なソフトウエアがないためにそれができないときや、効率的ではない場合には、役に立つ代替策としてインスタントメッセージがある。主要なアイデアや数字が全参加者に直接リアルタイムで共有されるようにすること。主要なポイントを書かれた状態で見ることで、その内容を覚えやすくなる。また、会議中に手早くインスタントメッセージをすることは、関心を再度議題に向け直すテクニックとしても使える。

8. 電子メールでフォローアップする

どんな電話会議でも、終了時には参加者は疲れているものだ。全てのエネルギーを使い切ってしまっているため、質問には答えたくない。質問が必要な場合、それはフォローアップの電子メールに取っておこう。役に立つ答えを引き出すには、新鮮な空気とリフレッシュした脳が必要だ。

9. 必要なときは対面で会議する

実は話し合いをまとめるのに必要だったのは、実際に対面して話すことだけだった、ということも思いのほかよくあることだ。

編集=遠藤宗生

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