英ソフトウエア企業のループアップ・グループ（LoopUp Group）が行ったアンケート調査によると、デジタル化が進む職場ではバーチャル会議を開くことが避けられないものの、それには大きな代償がある。
企業が電話会議に費やす時間の総計は米国で966億分、英国では174億分だ。平均的な電話会議の長さである38分のうち、33％以上に当たる平均13分が脱線や中断によって無駄にされている。会議は毎日の仕事に不可欠なものとなっているが、こうした不満は数十年前から変わっていない。
しかし、生産性を上げる方法は必ずある。以下に、会議を脱線させず生産性を維持できる基本的ながらも非常に効率的な9つのコツを紹介しよう。
1. 時間通りに始め、終わる
ループアップ・グループの調査の回答者らは、会議が始まるまでに8分ほど無駄にしていると報告している。会議開始後も、内容の脱線によって、1回の電話会議につき1～10分ほどが無駄になる。これにより、会議参加者が最初に持っていたエネルギーと集中力がそがれてしまう。脱線原因がどのようなものでも、脳が元の状態に戻るまでには20分近くかかることが分かっている。
電話をつなげて全員が出席しているかを確認するのはいいが、全員がそろうまで待たないこと。集中力が続く時間は10～18分なので、会議の最初の時間は生産的な結果を生むために貴重だ。
時間通りに会議を終えることも重要だ。議論していないポイントがあれば、それは次の会議に持ち越す。常に時間通りに終えることで、チームは簡潔に要点を述べなければならないのだと理解できるし、参加者は自分の時間や優先事項、義務が尊重されていると感じられる。これは、参加者の関与を促しやる気を引き出すため欠かせないものだ。
2. 単刀直入に要点を言う
電話会議に欠けている対面の要素を補うため、普段よりも個人的なことを話したり、楽しげあるいは熱心に振る舞ったりすることがある。全員が集まるまで時間をつぶすために、互いのタイムゾーンや天気、休みの日の予定について聞く人もいるかもしれない。しかし、最初の15分をつまらない話題に使ってしまうと、本当に重要なことについて議論を始めたときには既に疲れた状態で、生産性が落ちてしまう。場を和やかにするにはもっと効率的な方法がある。
