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「仕事に埋もれている」「仕事でとても遅れている」「仕事で物事をどうしても管理できない」と最後に口にしたり思ったりしたのはいつだろう? 私たちはこうした言葉で不安やストレス、圧倒された感覚を表現するが、こうした発言が作業スペースの状況を象徴しているときもある。仕事に埋もれているように感じるのは、実際に雑然とした環境に埋もれているからだ。

中には、散らかり物があふれたオフィスが、忙しく生産的な従業員を象徴していると考える人もいる。「私のオフィスは散らかっているが、何がどこにあるか全て分かっている」が決まり文句だが、実は散らかったオフィスは、仕事に遅れ物事を制御できないと感じ、ストレスで疲れ果てた、だらしない注意散漫な従業員を示すことが多い。

所有物を整理する最も簡単な方法は、不要なものを最小限にすることだ。オフィス空間を解放すればより穏やかに感じ、効率的に働けるようになる。より明確に考え、より良い決断を下し、先のことまで計画すれば、ビジネスと現代生活の忙しさに翻弄(ほんろう)されていると感じず自分の未来により積極的に対応できるようになる。

作業場はあなたを映す鏡だ。片付けを始める前に、作業場所に求める機能を明確にしよう。作業スペースはインスピレーションをもたらすスペースにしたいのか、創造性や夢を後押ししてくれるスペースにしたいのか、それとも物を少なくして実用的なスペースにしたいのか──。作業スペースはあなただけのものだろうか、それとも同僚や顧客と会う場所でもあるだろうか? 作業スペースの目的を明らかにすることで、何をキープして何を捨てるべきかを決めやすくなる。

この重要なステップを完了後、次の6つのステップを使って雑然としたスペースを整理し、より生産的な仕事環境を作ろう。

1. 収納キャビネットや引き出し、クローゼットを整理する

古いものや不要なものを全て処分する。まずは、どの機器に使うのか分からないような専用コード、フラッシュドライブ、古い機器マニュアル(おそらくインターネット上でも入手できる)、使っていない、あるいは古くなってしまった外付けハードドライブなど、コンピューター関連グッズから始めよう。

それからオフィス用品へと進む。ホッチキスやテープカッターなどは1つしか必要ないので、重複しているものは1つに絞る。必要ないものは処分すること。3つ穴のパンチを最後に使ったのはいつだろう? 携帯電話に計算機のアプリケーションが入っていれば、計算機は必要ないのではないだろうか?

次に、ステーショナリーやフォルダ、ラベル、紙クリップ、ポストイット、ペン、鉛筆、テープロール、色付きマーカーなどの消耗品を整理する。ほとんどの人はそれほど速くオフィス用品を消費しないので、6カ月分以上の消耗品がある場合は一部処分したり、見えないところにきれいに収納したりすること。

翻訳・編集=出田静

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