しかし私たちは、電子メールや電話、メッセージ、ビデオ通話の向こう側には生身の人間がいることを忘れがちだ。相手や自分のいる場所にかかわらず、コミュニケーションの相手に関心を向け、尊重することが必要だ。
ここでは、良好な関係を維持する上で効果的な、遠隔勤務の基本ルールを7つ紹介する。人間関係がうまくいけば、仕事ははるかに心地良いものとなる。
1. 電話中の周囲の環境に配慮すること
同僚や上司との電話中、背後でさまざまな雑音が聞こえてしまうことほど相手にとっていら立たしいものはない。うるさい場所にいる場合、安心して会話ができるよう外に出るか車の中に入ろう。自宅にいるときに犬がほえ始めたり子どもが気を引こうと叫び始めたりしたら、少なくとも音声をミュートする。最終的には、勤務時間帯には他の人が入ってこれないようなプライベートで静かな書斎を作るため投資すべきだ。
2. 時差を考慮する
電話会議やビデオ会議を設定するときは、相手のいる地点の時刻を考慮しよう。自分の方は多少都合が悪くても、相手が合わせやすい時間を選ぶことで、相手を優先としていることを示せる。ぐっすり眠っているときに起こされた人に、集中した活発な精神状態を期待することはできない。
3. 事前に機器の確認をする
誰かと音声やビデオで通話をする場合、時間を取り、自分の方の準備が全て整っていることを最低でも確認しよう。技術的な問題ほど、重要な会話を台無しにしてしまうものはない。
4. 準備をする
会議をするときには、必ず議題を用意しておくべきだ。相手から持ちかけられた会議であっても、会議が必要な理由を予測し、答えや提案などを準備しておかなければならない。自分から電話を提案した場合は、議題を書き留めておきポイントを取りこぼさないようにする。こうすれば、状況をきちんと管理できるプロフェッショナルな人物に見える。また、口ごもって相手の時間を無駄にすることもない。
