1. 上司のニーズと期待を考える
上司の立場で考え、決断を下すために必要な情報は何かを考える。時には、上司がそのまた上司から求められていることは何かを考えることも必要かもしれない。上司が求めているのは時間や金銭の節約法だろうか、それとも事業開発の機会だろうか？ このように考えれば、上司に必要な情報が何かを特定できる。
2. 発言の裏付けを用意する
上司は、部下が情報を吟味し、要約することを期待している。上司が求めるのは結論であり、専門書ではないからだ。結論を導き出すことを恐れてはいけない。その一方で、必ず裏付けを用意することも必要だ。
全ての発言に対し、誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、どのようにといった点を考えておく。結論に重みを持たせるため、発言に文脈と根拠を持たせよう。そうすれば、あなたの言葉に説得力が出る。
3. 言葉数は少なくする
上司から要点を述べるように言われた場合、あなたに求められているのは、情報を要約して問題の核心を特定することだ。上司が求めているのは調査論文ではない。重要な3つの問題など、要点を絞って報告しよう。上司は不明な点があれば質問するはずだ。あなたの方ではそこで追加情報を述べればよい。
自分が話題について熟知していることをアピールしようとしてはいけない。情報が多過ぎると、重要なことが理解できていないという印象を上司に与えてしまう。
4. 上司の情報伝達方法をまねる
上司があなたと、どのように情報を共有しているかを観察しよう。伝達手段はワード文書が多いだろうか、それとも電子メール本文だろうか？ 完結した文章を使うのか、それともフレーズのみだろうか？
上司の情報共有スタイルの特徴を、一部まねてみよう。相手のコミュニケーション手法を観察すれば、相手の情報処理方法が理解できる。あなたの仕事は、上司が効率的・効果的に情報を処理し、決断できるようにすることだ。上司と同じ手法での情報共有を心掛ければ、上司はあなたの考えをよりうまく処理できるようになる。
5. 情報を塊に分ける
情報を理解しやすくするもう一つの方法は、かみ砕きやすいように塊に分けること。箇条書きにして、文章やフレーズの最初を太字で書けば、読んだ人は素早く要点を理解できる。
上司と話すときは、結論の概要を手短に述べ、それから「1つ目に」「2つ目に」「3つ目に」のような言葉を添えて各ポイントを説明し、理解しやすくなるよう努めよう。
要点を考える力は、キャリアアップに欠かせないスキルだ。役に立ち、価値ある部下になるために、上司の考え方を理解してそれに合わせよう。そうすれば、あなたの優れた思考力や相手の立場になって考える力を証明できる。
