賢い会議を開くには？
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効果的なコミュニケーションが行われていれば、賢い会議が普通になる。依頼や、依頼に応えるための約束、活気のある議論や意思決定があれば、大きな変化を起こすための勢いが作られる。そのためには、次のものが必要だ。
・会議の意図（何を実際に達成したいのか）を先に決める
・実行者や意思決定者、影響を受ける関係者のみを招待する
・会議のリーダーを明確に決め、時間枠をきっちり定めた議題を作る
・会議後、すべきことを全て網羅した要約メールを送付する
会議の成功のためには必ず議題と意図を設定し、チームが会議を時間の無駄だと感じないようにすることが必要だ。会議を意義あるものにすることで、求める結果が得られる。
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会議を意義あるものにするには
チームがうまく協力するには、各メンバーがそれぞれの強みを理解し、その強みが評価されていることを知らなければならない。私たちが会議で知りたいのは真実であって、判断も批判も必要ない。
私たちが知りたいのは、他者が本当に求めているものが何かだ。言う必要のあることを口にする勇気を持ち、リスクを取ることが必要だ。会議の目的に集中し、それに無関係な話題は全て排除する。
これを実現するための最適な環境を育てる会議には、次の3つがある。
・「なぜ」を問う会議 戦略と理念。最優先となるのは目的。手法は議論と意思決定。
・「なに」を問う会議 ブレーンストーミング。最優先となるのは明確さ。手法は情報共有。
・「どうやって」を問う会議 実践。最優先となるのは説明責任。手法は約束と依頼。
最終的に得られる結果
・効率的で効果的な会議になる
・不満や退屈に感じることが減る
・高い説明責任を持って業務を執行する従業員エンゲージメントの高いチームができる
皆さんは、ばかげた会議をやめ、賢い会議の恩恵を受ける準備ができているだろうか？
