非効率な会議には多くのコストがかかり、価値の高い活動や大きな変化をもたらす活動に集中できたはずの時間を浪費してしまう。終わりが見えない会議に出席せず、時間を賢く使えれば、どれほどのことが達成できるか、自分の目標にどれだけ近づけるかを考えてみてほしい。
会議は誰もが嫌うものだが、必ずしもそうである必要はない。より効果的な会議ができれば、あなたやチームにどのような効果があるかを考えてみよう。
会議に出ているときの目標は決断を下すこと、会議を終えたときの目標は実行に移ることだ。この目標達成のためにはコミュニケーションが鍵となる。
私たちが常に目にしているコミュニケーションには、次の6つの種類がある。
1. 意思決定と議論
2. 約束
3. 依頼
4. 主張の証明
5. 情報共有
6. 自分の考えや気持ちの共有
この中で良い結果を生むものは、依頼と約束の2つだけだ。
会議をばかげたものにする要素
会議がうまく行っていない、あるいは多すぎると気づいたことはあるだろうか？ ばかげた会議には、次の要素が関わっていることが多い。
・非効果的なコミュニケーション
情報共有や主張の証明が多く、依頼や約束がほとんど行われない。
・全関係者が出席している
会議の目的に全く関係ない人たちが出席し、会議を進める明確なリーダーがいない。
・意図が不明瞭
明確な意図やきっちりと時間が割り振られた議題、資料が事前に共有・確認されていない。誰も、自分たちが出席している理由や会議の目的を知らない。
・会議後の要約メールがない
会議後に、会議内容を要約した電子メールの送信を怠り、会議で何が達成できたかや、これからすべきことなどを出席者に共有していない。
あなたのチームを考えてほしい。メンバーの間で最も典型的なコミュニケーションはどれだろうか？ 会議に出席している間に適切なコミュニケーションを取っているだろうか？ こうした点は、ばかげた会議と賢い会議を分ける重要な要素だ。
