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I cover leadership and corporate presentations.

Monkey Business Images / Shutterstock.com

ビジネスパーソンは「会議の予定を入れましょう」という言葉を聞くと、まるで「歯の根管治療をしましょう」と言われたときのような反応を見せる。

会議は昔から現在に至るまで、ビジネスの「魔の三角地帯」だ。作家のパトリック・レンシオーニは2004年のベストセラー『もしもハリウッド監督が会議を仕切ったら?』で、会議を生産的にするアドバイスを記している。また、紛争解決仲介者のプリヤ・パーカーは先日、『The Art of Gathering: How We Meet and Why It Matters(集会の技術 会議の仕方とそれが重要な理由)』を出版し、会議に関するアドバイスを紹介している。

2人の素晴らしい著者に敬意を表しつつ、私からもさらに5つの解決策を修辞的質問の形で提示したい。リーダーを含むすべての出席者は、会議の前後、そして特に会議中、以下の質問に必ず答えられるようにしておこう。

1. 何がしたいのか?

これは、長々と説教する親にティーンエージャーが言い返す「で、何が言いたいの?」という質問と同じだ。会議の目的を事前に決め、会議の最初にそれを明確に述べること。スティーブン・コビーが提唱した「優秀な人が持つ7つの習慣」の2つ目である「終わりを思い描くことから始める」を実践しよう。

2. 会議の長さは?

会議召集時と会議の開始時に会議時間を設定し、会議中も節々で残り時間を確認する。時間が来たら、すぐに会議を終了させること。議題を全て網羅できなければ、他の会議に回そう。次にミーティングがある人々がしびれを切らして会議室をのぞき始める前に、必ず部屋を去るようにする。

3. どこを目指すのか?

会議のロードマップか、網羅すべきことをまとめた議題リストを作ること。それを紙や電子ファイルで回覧し、ホワイトボードに書き出すか液晶モニターに映し出す。会議の途中で進捗を確認すること。

4. 自分の役割は何か?

全参加者が会議での自分の役割を理解し、それに沿って参加すべきだ。

5. 進捗はどうか?

要所要所で議論を止め、各参加者に意見を出してもらう。反対意見や異なる視点に蓋をするのではなく、すべて表に出す。解決はできないかもしれないが、議論ができる状態にすることが重要だ。

編集=遠藤宗生

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