世界中のどこでも会議は以前にも増して、ストレスと怒りの原因になっている。私たちの多くにとって、会議の大半は重要な仕事に集中する時間が足りなくなる原因だ。
実際にビジネスを前に進めるための仕事に充てることができる時間を確保するため、会議を減らすためにはどうすればいいだろうか。米国の大手企業などが実施した12の対策が、ヒントになるかもしれない。
1. 会議の「監査」を実施
携帯電話事業者のスプリントは社内のいくつかの部門で、前年に行った会議の価値について見直しを行った。対象には、社内のイベントやオフサイトミーティング、チームごとの集まりなども含めた。そして、結果に基づきそれらの30％の中止を決定した。
2. 不要な会議は欠席する
コンサルティング大手アクセンチュアは、時間とリソースの点から見た会議の全体的なコストを把握するため、会議の監査を実施した。その結果が明らかになったことを受け、マネージャーたちは罪悪感や恐怖心を持つことなく、また罰則を科されることを心配せず、出席の要請を辞退できるようになった。
3. 会議の出席者は8人までに限定する
グーグルの例に従い、会議の出席者を提供すべき情報がある人だけに限定してみよう。話し合う内容に関係はあるものの、出席してもただ座っているだけになっていたと思われる人たちとは、会議で決まったことを後で共有すればいい。
4. 毎週水曜日を「会議禁止」にする
民泊仲介サイトのエアビーアンドビーはこのベストプラクティスの導入により、従業員が本当に仕事に集中できる時間を大幅に増やすことができた。
5. 座らせない
会議に出席する人たちにとって、立ったままというのはあまり快適ではない。そのため、ほとんどの出席者が議題から外れることなく、予定通りの時間に会議を終わらせることができる。
