I focus on simplifying the path to meaningful work and innovation.


6. タイマーをセットしておく

1時間後に終了すると決めたなら、その時間を厳守するためのタイムキーパーを指名しておく。集中した話し合いが行われ、出席者は常に時間を気にするようになる。

7. 会議室以外で行う

屋上のバーで飲みながら、あるいは集まってペディキュアを塗ったりしながら会議をするクリエイティブな人もいる。通常とは異なる場所で行うことにより、出席者の会議への関心を高め、創造的なアイデアを引き出しやすくなる。

8. デフォルトの設定を変更する

スマートフォンのスケジュールアプリの設定を1時間ではなく30分単位にしておく。必要な話し合いをするのに30分以上かかる会議に出席する場合だけ、設定を変更する。

9. アジェンダを事前に決めておく

会議の概要や決定が必要な事柄などについて出席者に事前に配布しておく。そうすることで、出席者の準備が整った状態で会議を始めることができる。話が脱線したり、混線したりするのを防ぐことができる。

10. 資料の量を制限する

製薬大手ノバルティスは四半期ごとの業績に関する会議で、出席する各チームが発表する内容をスライド2枚分に限定した。それにより、会議にかかる時間と全てのレベルの従業員が事前準備に要する時間が、いずれも短縮された。

11. 決定権を持つ人がいなければ欠席する

グーグルは無意味な会議を減らすため、「意思決定権を持つのは誰か」を明らかにすることを促している。決定できる人が参加しない会議の場合は、丁重に出席を辞退しよう。

12. 完全に集中する

上記の対策を行えば、必要な会議だけに出席できるようになる。会議中はスマートフォンやノートパソコンを使わず(マルチタスキングを避け)、完全に会議に集中しよう。

私たちの時間の重要性は、お金さえも上回る。時間は作り出すことができないからだ。会議のための会議を避けるため、私たちは仕事の形式的な側面よりも、実質的な生産性を選択する必要がある。

編集=木内涼子

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