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アプリケーションの過剰利用により、デジタル業務は大きな変化を経験している。スラックやエバーノート、グーグルドライブ、ドロップボックスなど、多くの職場向けアプリ/ツールの投入により、時間管理からリスト作成まであらゆる作業の効率がある程度改善される一方で、業務フローと生産性に混乱が生じているのだ。

私の以前の職場では、自分の完了した作業を1時間ごとにリストアップすることが義務付けられており、従業員はすでに終わったささいな作業の記録に毎時間5~10分費やしていた。効率性を追求するはずのこのシステム、1週間続ければ費やした時間は膨大になる。さらに私の会社では、このデータが全く活用されていなかった。

英語には「The road to hell is paved with good intentions(地獄への道は善意でできている)」ということわざがあるが、まさにその状態だ。生産性アップのために作られた職場向けアプリが、企業の業績をじかに損なっている。

クラウドベースのコミュニケーションや協働ソリューションを提供する企業、リングセントラル(RingCentral)の新たな調査によると、異なるアプリを使い分けなければいけないことで従業員の69%が1日最大1時間を無駄にしており、これによる生産性の損失は年間32日分に上る。従業員の平均使用アプリ数は4つで、6つ以上使用している人も20%いた。

同社のリアド・ドリジ最高マーケティング責任者(CMO)は「現代の従業員は、大量のコミュニケーションアプリに包囲されている状態。これまで以上に、さまざまなアプリやコミュニケーション経路に注意が分散している」と述べた。「こうしたアプリは生産性強化を目的とするが、多数のアプリを管理することは難しいことが分かっており、企業には深刻な悪影響がある」

同調査によると、アプリの過剰利用によって職場が混乱状態にあることについては世界中で不満が募っている。仕事のコミュニケーション量が膨大なことを課題と感じている従業員は70%で、集中力や仕事のリズム、最終的には生産性に大きな影響が出ていると同社は指摘している。

編集=遠藤宗生

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