Close

無料会員登録で3,000円分の
Amazonギフト券をプレゼント!

PICK UP

記事が気に入ったら
いいね!しよう

LIKE @Forbesjapan

Forbesjapanを
フォローしよう

FOLLOW @Forbesjapan

I help people advocate for themselves and leverage opportunities.

Rawpixel.com / shutterstock.com

忙しい人たちには、メールを読んだり返信をしたりする暇もないことがある。そうした人たちにメールで連絡を取りたいなら、相手の注意を引き、返信をもらえるように慎重に文面を考えなければならない。

そうしたメールを書くための、10のヒントを紹介しよう。

1. 目を引くタイトルに

開封すべきだと思わせるメールにするためには、タイトルが重要な役割を果たす。受け取る人は、「こんにちは」よりも、「明日(日付)ニューヨークで。出席できますか?」と書いてあるメールの方が気になるだろう。

ただし、大げさな言葉を使う必要はない。あまりに大げさな言い方では、スパムと間違われてしまう可能性がある。あなたのメールが何か特別なもの、すぐ返信するべきものだと思ってもらうことが大切だ。

2. 共通点に言及する

直接知らない相手に何か問い合わせるためなどに送信するメールの場合、何か共通点を見つけてそれに触れることが有効だ。例えば、同じ大学の出身である、共通の友人がいる、などといったことを伝えれば、感情的なつながりを作ることができる。

リンクトインのプロフィールなどで何か共通点を見つけることができれば、それに言及すべきだ。

3. 嬉しい出来事に触れる

メールを送りたい相手が何かで受賞したなど、その人にとって嬉しい出来事がきっかけで連絡を取ろうとしているなら、そのことを書くべきだ。

お祝いの言葉を伝えることで、相手を良い気分にさせることができる。また、あなたがその人の仕事に関心を持っていることを知らせることができる。

4. 簡潔に、少ない段落で

尊敬する相手や素晴らしいと思っている人にメールを送るときには、気分が高揚するものだ。だが、感情の高まりに任せて文章が冗長になってはいけない。

メールの文章は、「3のルール」に従う必要がある──1段落は3文、または3行で構成し、3段落以内でまとめること。

5 箇条書きにする

複数の情報を伝えたい場合には、相手に分かりやすくまとめる必要がある。短く適切な表現で、箇条書きにするのが有効だ。情報を明確に示すことで、相手は関心をそらすことなくメールを読んでくれるだろう。

編集=木内涼子

 

あなたにおすすめ

SEE ALSO

YOU MAY ALSO LIKE