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引っ越しをせずに、最適の環境を作るにはどうすればよいだろうか。オフィスは狭すぎても広すぎても、快適とはいえない。空間効率を最高にまで引き上げ、同時にオフィス内にいる人が多くなりすぎないように管理することができれば、スペースを最も有効に活用できると同時に、より結束が固く、協力的なチームを築くことができる。
これを実現するための、3つの方法を紹介する。
1 オフィス家具は最低限に
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従来のオフィス家具は大型で扱いにくいものが多く、快適に働ける人数を大幅に制限してしまいかねない。しかし、最近は安価でスペースを取らない、しかもスタイリッシュなオフィス家具が増えている。機能性を重視したスリムな家具によってスペースを広げれば、オープンな環境を作ることができる。
さらに、広がったスペース内で同じ仕事に携わる人たちを近い場所に集めれば、アイデアの共有を促進でき、生産性を向上させることができる。ノイズマスキング･システムを導入すれば、騒音の問題も解決が可能だ。オープンな職場環境は、従業員らをより協力的にさせる。
2 プライバシー確保に配慮を
ただし、オープンな環境に付き物なのが、プライバシーの欠如だ。ノイズマスキング・スピーカーで問題の一部が解決できても、プライバシーを守るためのスペースの確保という問題が残る。
これについては、一定のスペースを個人的な電話や個別の会談のために特定しておくことで対応が可能だ。カレンダーを共有し、1対1のミーティングなら30分まで、3～5人なら1時間までというように事前の予約でこうしたスペースを確保できるようにすれば、社内の誰もがある程度のプライバシーを保つことができる。
3 「人口密度」を下げる
家具を入れ替えても、シフト制を導入してもスペースが足りないと感じる場合、在宅勤務に切り替えられる業務がないか検討してみよう。チームで動く必要性の高い業務、顧客対応が中心の業務、電話対応が大半の業務はないだろうか。電話すること自体が仕事の人は、騒音の少ない自宅での就労を歓迎するのではないだろうか。出勤する週と在宅勤務の週を作ったり、必要な時だけ出勤してもらったりするなどの対応も可能だろう。
引っ越しをしなくても、「人が多すぎてすし詰め状態」を「活気あるチーム重視型」に変えることはできる。
