長年にわたり、採用活動は数合わせのゲームのように扱われてきた。求人を出し、応募を集め、履歴書を審査し、面接をスケジュールし、そして意思決定の準備が整ったとき、最も優秀な候補者がまだ他社に決まっていないことを祈るというものだ。
今日の採用市場は、必ずしもそのようには機能しない。
採用における最大の競争優位の1つとして、スピードの重要性がますます高まっている。優秀な候補者には多くの選択肢があり、最初にアプローチした企業がその人物を採用できる絶好の機会を得ることが多い。そしてそれは、必ずしもその企業が最高の給与や最大の一時金を提示しているからとは限らない。
優秀な候補者は市場に長くとどまらない
求職者が仕事を見つけ、応募するための手段はかつてないほど増えている。候補者はスマートフォンから、比較的短い時間で複数の求人を見つけ、何社もの企業に応募することができる。
それが採用の力学を変えている。
応募を受け付け、対話を始め、適格な候補者を面接へと進める最初の雇用主が、即座に他社の一歩先を行くことになる。別の企業が数日後に応募書類の審査を始める頃には、その候補者はすでに他社の採用プロセスの数ステップ先に進んでいるかもしれない。
これは、候補者が同様の選択肢を複数持っている職種を採用する場合、特に重要となる。採用の遅れは単に時間を失うだけでなく、優秀な人材を失うことにつながるのだ。
応募から対話までの「空白の時間」が持つ意味
同じ職種で採用を行っている2社を考えてみよう。
1社目は、数日おきに応募書類を審査している。マネージャーが有望な候補者を絞り込み、手動で連絡を取り、返信を待ち、それから面接日程を決めるために何度もやり取りをする。
2社目は、即応性を重視したプロセスを構築している。適格な候補者には迅速に連絡が届き、日程調整も簡単で、候補者の関心が高い状態のまま面接を実施できる。
両社は、同等の報酬、福利厚生、企業文化、キャリアの機会を提供しているかもしれない。違いは、一方が他方に先んじて「勢い（モーメンタム）」を作り出した点にある。
多くの企業が、候補者を引きつけるために多大な時間と費用を費やしながら、その候補者が実際に応募してくると、不必要な遅れを生じさせてしまっている。自社で働くことに関心を示してくれた人がいるならば、次に優先すべきことは、対話を開始することだ。
待つことの代償は採用活動にとどまらない
欠員状態が続くことは、企業の採用指標だけでなく、それ以上の広範な影響を及ぼす。既存の従業員が追加の業務を負担することになり、マネージャーの余裕がなくなり、重要な業務が遅延する可能性がある。
時間が経つにつれて、こうしたプレッシャーはより大きな問題を引き起こす。チームが慢性的に人員不足で稼働すると、バーンアウト（燃え尽き症候群）が増加し、従業員体験（エンプロイー・エクスペリエンス）が損なわれる恐れがある。1つの欠員が、最終的にはさらなる離職を招き、組織にとってコストのかかる悪循環を生み出すことになりかねない。
だからこそ、採用までに要する時間（タイム・トゥ・ハイア）は、単なる人事の指標として捉えるべきではない。多くの組織において、それはオペレーショナルな（業務運営上の）指標なのである。
応募から対話、そして面接までの時間を短縮することは、採用部門の枠をはるかに超えた好影響をもたらす。
テクノロジーが排除すべきは「摩擦」であり、「人」ではない
採用を迅速化する上でテクノロジーは重要な役割を果たすが、そのゴールはプロセスから「人」を排除することではない。人と人がより早くつながるのを妨げている「事務作業」を排除することにあるはずだ。
採用マネージャーには、他にも果たすべき責任がある。彼らはチームを率い、顧客を管理し、課題を解決し、事業を運営している。応募書類の審査や候補者への連絡は、優先順位の低いタスクへと簡単に追いやられてしまう。
適切なテクノロジーを導入すれば、そうした摩擦を軽減できる。候補者とのコミュニケーションが迅速化し、面接のスケジュール調整が容易になり、採用マネージャーは本当に重要なこと、すなわち「候補者と会い、評価すること」により多くの時間を割けるようになる。
優れた採用テクノロジーは、採用活動の人間味を薄れさせるものであってはならない。人間同士のやり取りを遅らせるタスクを排除することで、むしろ人間的な対話の機会を増やすべきなのだ。
スピードもまた「候補者体験」の一部である
採用プロセスは、多くの場合、求職者が企業と交わす最初の有意義なやり取りとなる。
迅速な対応は、その組織が配慮に富み、候補者の時間を尊重しているというメッセージを伝える。一方で、長期間の沈黙は、それとはまったく異なる印象を与えてしまう。
つまり、候補者体験（キャンディデート・エクスペリエンス）は面接から始まるのではない。誰かが応募したその瞬間に始まっているのだ。
企業は採用ブランディング、求人票の文面、志望者に対する自社の見せ方に莫大な時間を費やしている。しかし、候補者が「応募」をクリックした後に体験することは、いかなる採用ページよりも雄弁にその組織の実態を物語る可能性がある。
優秀な候補者が他にいくつの選択肢を検討しているか、企業はコントロールできない。その候補者が他社とどのような面接を行っているかもコントロールできない。しかし、その候補者が自社に関心を示したときに何が起こるかは、コントロール可能である。
優秀な候補者に選択肢がある場合、最初に対話を始めた企業が、最終的にその採用を完了する機会を得ることが多い。
