自分の寿命を「週」単位で数えてみたことはあるだろうか。運よく80歳まで生きられるとしても、それはおよそ4000週にすぎない。私たちに与えられた時間は、本当にそれだけなのだろうか。
オリバー・バークマンの著書『限りある時間の使い方』（原題：Four Thousand Weeks: Time Management for Mortals）を読んでから、私は生産性に対する考え方を変えた。私たちの時間が有限であるなら、目指すべきゴールは、すべてのタスクを終わらせるシステムを見つけることではなく、「今日は何をしなくてよいか」を決めるのが上手になることかもしれない。
バークマンは、自分の限界を受け入れる必要があると説く。そこで私は、職場で最もありふれたストレスの源である「メール」にこの考え方を適用してみることにした。
インボックス・ゼロ
生産性向上のテクニックで到達できるところには限界がある。すべてのメールにその日のうちに返信すれば、生産的に仕事をしている気分になれるかもしれない。しかし、そこには罠がある。その見返りとして得られるのは、あなたの迅速な返信を期待するようになった人々からの、新たなメールで溢れかえった受信トレイなのだ。
だから、現実を直視しよう。「インボックス・ゼロ」は、メール処理の優秀さによって昇進できるような特殊な仕事にでも就いていない限り、現実的な目標ではない。それ以外の私たちは、1日のうちに実際に達成できることについて、より現実的な認識を持つことから始めるべきだろう。それが成功への近道だ。
時に生産性とは、直感に反するスキルを必要とする。それは、「今日すべてを終わらせる」という期待を捨てることだ。
「生産的な降伏」の実験
私はこれまで、カレンダー・ブロッキング、最も困難なタスクから1日を始める方法（いわゆる「カエルを食べてしまえ」）、ポモドーロ・テクニックなど、ありとあらゆる生産性ツールやノウハウを試してきた。その中には今でも役に立っているものもあるが、『限りある時間の使い方』を読んだ後、まったく異なるアプローチを試してみたいと思った。
私が探していたのは、メールをより速く処理する方法ではなかった。一度に自分の注意を要求してくるメールの「数」そのものを変えようとしていたのである。
「インボックス・ゼロ」より「決断の保留をゼロに」
多くの時間管理論に反して、問題は単に私たちが時間の管理が下手だということではない。問題は、私たちが成し遂げたい価値あることの数が、それに使える時間を常に上回っていることにある。
この実験で、私は受信トレイを緊急のToDoリストとして扱うのをやめ、代わりに個々のメッセージを完全に解決しなくても受信トレイから移動させられるフォルダ・システムを構築した。世の中には多くのフォルダ活用法があるが、私は溢れかえる受信トレイによる継続的な認知負荷を減らすため、「目に入らなければ気に病むこともない」という哲学に基づいたシンプルな方法を試した。
現在、私は毎朝30〜60分をかけて受信トレイの「仕分け」を行っている。2分未満で処理できるメールにはその場ですぐに返信し、フォルダに片付ける。より熟考や作業が必要なメッセージは「AAA Flagged（要対応）」フォルダに入れ、専用に確保した時間に見直す。興味深いが緊急ではないメッセージは「AAA Non-Urgent（非緊急）」フォルダに入れ、時間があるときに読む。それ以外はすべて、削除、アーカイブ、配信停止、または参照用に保存する。
1日の終わりにも、これより短い時間で同じプロセスを繰り返す。目的はすべてのメッセージを解決することではなく、それぞれのメールに対してどうするかを決断し、当面の間、自分の意識から外すことだ。
この方法を1カ月間試した結果、仕事の主導権を握っているという感覚が非常に強くなった。受信するメールが減ったわけではない。むしろ、一部のプロセスによって、相手に「返信が遅い」と思わせているかもしれない。しかし、以前と違うのは、メールに圧倒されなくなったことだ。実験期間中、「AAA Flagged」フォルダに残るメッセージは、毎日1日の終わり時点で10通前後に収まっていた。
かつての雑然とした受信トレイにも、本当に厄介なメールは10通ほどしかなかったのかもしれないが、当時の私にはそれが見えていなかった。見えていたのは、自分の注意を引こうと競い合う30〜50通のメッセージすべてだった。問題は、必ずしも難しいメールの数そのものではなく、一度に難しそうに見えるメールが大量に存在することだったのだ。
本当の生産性向上とは
この「注意力の管理」戦略は、求められる注意力の量そのものを変えてくれた。
メールを別の場所に移動させることで、それらをいつ見るかを自分で決めることができる。これにより、受信メッセージは「激しい滝」ではなく、コントロール可能な「穏やかな小川」のように感じられるようになる。
注意は有限であり、非常に貴重なものだ。今回の実験は、限りある注意力を何に向けるべきかを決める上で、大きな助けとなった。
生産性とは、何を成し遂げるかだけではない。何に自分の注意を奪わせないよう意図的にやめるかでもある。時間が有限であるなら、何を未完のままにしておけるかを学ぶことは、物事をどう終わらせるかを学ぶのと同じくらい重要なのかもしれない。
