30分の会議が始まって20分が経過したころ、同じ人の手がまた上がる。
「少し補足したいことがありまして、それから簡単な質問があります」
そこから3分間続く発言には、質問らしきものが見当たらない。先ほど扱った論点をなぞり、別の話題にそれていき、最後は「ですので、どうお考えか伺いたいということです」で終わる。
会議の進行役の多くは、これを止めない。同僚の前で誰かの発言を遮るのは失礼に感じられるからだ。だが問題は、その余分な1分が他の全員の時間を奪うことにある。1人がその時間を使って考えを口に出したり、すでに出た論点を繰り返したりすると、最後の議題は駆け足で処理され、発言の少ない参加者には話す機会が回ってこないかもしれない。
最も簡単な対処法は、質問に入る前にいくつかのルールを示し、それを無視する人が出たら、平易で事務的な言葉を使うことだ。気の利いた切り返しは必要ないし、その人がなぜ長々と話すのかを分析する必要もない。
誰かが話し始める前に境界線を示す
議題を文書にし、会議の冒頭で終了時刻を明言する。
「14時30分終了予定で、議題は3つです。質問は最後の5分間で受け付けます」
この一文があれば、後で立ち戻れる境界線ができ、全員が同じルールを同じタイミングで聞くことになる。
質問の集め方を変えることもできる。チャット機能への書き込み、発表終了までの質疑応答保留、発表中のメモ作成といった方法が有効だ。自由討論の形式はワーキングセッションには適しているかもしれないが、時間が厳密に決まっている進捗報告などでは、通常は最善の方法とは言えない。
有益ではあるが会議の範囲外にある質問には、「パーキングロット（議題の一時保留・保管場所）」も役立つ。見える場所にそのテーマを書き出し、フォローアップの担当者を決め、議事メモに含める。単にどこかへ消えてしまったわけではないとわかれば、人は脱線した話題を手放しやすくなる。
米調査機関のLeadership IQによる「チームの有効性とフラストレーションに関する調査」では、6821人のリーダーと従業員に、次のステップが明確でないまま会議を終えることがどれくらいあるかを尋ねた。回答者の13.1％が「頻繁にある」、46.5％が「時々ある」と回答した。つまり、ほぼ6割の人が、次のアクションが曖昧なまま会議を終えた経験を持っていることになる。
もちろん、すべての不明確なアクション項目の原因が、要領を得ない質問にあるわけではない。だが、この調査結果は、多くの会議に脱線を許す余地がほとんどないことを示している。会議で何を達成すべきか、いつ終える必要があるかを全員が理解していれば、脱線を軌道修正する行為は個人攻撃のように受け取られにくい。全員が聞いた境界線を守っているだけだからだ。
