ほとんどの人は頭がぼんやりする日をエネルギーという観点から説明する。よく眠れなかった、もう一杯コーヒーが必要、頑張りすぎてエネルギーが枯渇した、といった具合だ。こうした説明は直感的に納得できるし、実際にそうである場合もある。だが日常の経験に照らし合わせると必ずしも当てはまらない。
十分に休息を取っても、片付いた机でどうしても1つのことに意識を集中できないことがある。一方で、ほとんど眠れていなかったのに思考が明晰だった、という経験がある人は多いはずだ。それは自分が何をすべきかを正確に把握していて、他のことが頭の中を占める余地がなかったからだ。
この2つのパターンを分けているのは通常、エネルギーではない。集中しようとした瞬間にどれだけ多くの未解決事項を頭の中に抱えているかだ。だからこそ、次に紹介する2分間の習慣には思う以上に価値がある。1日の終わりにまだ頭の中で引っかかっている未完了のことをすべて書き出し、その中から「これをやれば明日は意味のある1日になる」と思えるものを1つ選び、それを実行する具体的な時間と場所を決めておくのだ。
これがその習慣の全てであり、効果を発揮する理由は生産性というよりも、注意力が実際にどのように働くかに関係している。
「調子のよい日」にも機能する理由
組織心理学者ソフィー・ルロワはこの問題に「注意残余」というわかりやすい名前をつけた。これは別の作業に移った後も以前のタスクや未完了の作業に思考の一部が留まり続ける現象のことだ。机に向かい、形式上は仕事をしているものの、頭の一部は完全には決着がつかなかった1時間前の会話にまだ囚われている状態のことだ。
注意残余について重要なのはそれが目立った形で現れないことだ。気が散っているとは感じない。普段より少し頭の回転が遅いように感じたり、同じ段落を2度読まなければならないように感じたりする。そうした状態をすでに一部がほかのことに割かれている有限な認知リソースの問題ではなく自分の欠点だと解釈してしまいがちだ。
そのスペースを占めているものの大半は些細なことだ。返事をしようと思って忘れていたメッセージ1つでも頭の中のどこかで低レベルの処理にリソースが割かれ続けるには十分で、ずっと先延ばしにしている決断も同様だ。どれも個々に見れば大して考える必要はないものばかりだが、だからこそいつまでも片づけられずに残ってしまうのだ。
書き出す習慣が効果を発揮する背景
頭の中にあることを紙に書き出す行為はリストの作成ではない。それらを信頼できる場所に書き留めることで、忘れてしまうことを恐れて頭の中で何度も繰り返す必要がなくなるということだ。そして、そうした頭の中での反復は自分では気づいていなくても実際に負荷をかけている。
複数の優先事項ではなく1つだけを選ぶことが重要なのには別の理由がある。優先事項を5つ挙げたリストはたいていの場合、選択を避けるための手段であり、その回避行為自体が常に頭の中でバックグラウンド処理として続いてしまう。ほとんどの人は「その1つ」が何なのかをすぐに理解している。そして、まさにその理由からそれを書き出すことをためらう場合が多い。
最後のステップが最も重要であり、かかる時間は10秒ほどだ。「提案書の作業に取り掛かる」と決めるのではなく、「午前9時になってコーヒーを入れたら、メールを確認する前に提案書を開く」と決意するのだ。
