ソフトウェアのサブスクリプションは、多くのスタートアップにとって成長に伴う最大級の隠れコストの1つになっている。最初は必要不可欠なSaaSツールが数個あるだけだったものが、気づかないうちに機能の重複する数十ものプラットフォームへと膨れ上がることがある。それぞれが効率向上をうたいながら、着実に利益率をむしばんでいく。管理の不備により、ソフトウェアライセンス費用の約30%が無駄になっているとみられている。
SaaSサブスクリプションは、他の継続的な事業経費と同じ厳格な精査の対象とすべきである。危険なのは、ソフトウェアの料金はたいてい見過ごされるほど少額でありながら、継続的に発生するため、キャッシュフローに静かに影響を及ぼす点にある。さらに、サブスクリプション料金は明白なコストだが、より見えにくいコストとして、従業員が複数のプラットフォームを行き来し、あるシステムから別のシステムへ情報を移すのに費やす時間がある。
SaaSに対して規律を保つ
SaaSクリープを無視する創業者は、チームが使っていないツールに費用を払い、機能を重複させ、重要なデータが実際にどこにあるのかを見失うリスクを負う。規律を保つスタートアップ、つまりソフトウェアを他の投資と同じように扱う企業こそが、機動性を維持し、利益率を守り、単なる蓄積ではなく意図を持って事業を構築できるのである。
Bias for Growthの創業者であるシラ・マセッティが説明するように、無駄なサブスクリプションによる金銭的損失に加え、余計なアプリケーションが存在することによる複雑さ、複数の場所に散在するデータ、生産性を維持しようとする従業員への認知的負荷の増大といった問題も生じる。
「徹底的に見直せば、ほとんどの問題は90分以内に見つけられる」とマセッティは言う。「過去1年間の定期課金を振り返り、ログイン状況や日々の利用状況と比較する。そのうえで、ツールを必須、有用、任意、不要に分類する。あるプラットフォームを外してもチームワークに実質的な影響がほとんどないのであれば、なぜその企業が今も費用を払っているのかを問う価値がある」
重要な問いを投げかける
Viral Nest PRの創業者であるマリア・ロージーは、同じ役割を果たす5つのツールに費用を払っていたことに気づいた。「忙しい週にツールに登録し、『今だけだから』と自分に言い聞かせ、その後、そのツールが動いていることすら忘れてしまう」と彼女は言う。
現在では、どのツールについても支払いを続ける前に、3つの問いに答えなければならない。1つ目は、直近30日間に実際にこれを開いたのは誰か、である。使うことになっている人ではなく、実際にログインした人だ。「たいていのツールには、設定のどこかに利用状況ページが隠れている」と彼女は言う。「一度も確認したことがないなら、それ自体がすでに手がかりだ。1カ月を通じて1、2回しか開かれておらず、なぜそれを持っているのか誰もわからないなら、それは外すべきだ」
2つ目の問いも同じくらい示唆に富む。これは、他のツールがまだ担っていない何かをしているのか、という問いだ。「スケジュール管理アプリがあり、スケジュール機能も備えたカレンダーアプリがあり、さらにスケジュール機能を持つCRMもある、という状態になる」とロージーは言う。「誰も統合しなかったのは、誰にも時間がなかったからだ」
最後に彼女は、「今日これを解約したら何が壊れるのか」と問う。これは創業者が避けがちな問いである。問うこと自体がリスクに感じられるからだ。だが、問わないことの方がリスクは大きい。「ほとんどの場合、正直な答えは、何も壊れないというものだ」とロージーは言う。「そのツールは、すでに別の場所で解決済みの問題に対応していた。あるいは、チームやプロセスが変わったため、その問題自体がもう存在していない」
SaaSの見直しを定期化する
最も規律ある創業者は、予算が厳しくなるまでサブスクリプションの見直しを待たない。四半期ごとのレビューを予定に組み込み、月額50ドル（約1万未満円）を超えるソフトウェア購入には承認を求める。
マシュー・クラークはThe Clark Law Officeを経営している。彼の本業は人身傷害案件であり、SaaS予算ではないが、更新前にすべてのサブスクリプション項目を自ら確認することで、10年以上にわたりこの小規模な法律事務所の黒字を維持してきた。彼はこう語る。「スタートアップがツールを素早く追加するのは、初期段階ではプロセスよりもスピードが重要だからだ。誰かが問題に直面し、それを解決するソフトウェアを見つけ、会社がすでに似たものに支払っているかどうかを確認せずに登録する。数カ月が過ぎると、アカウントに何が入っているのか、半分は誰も覚えていない。それでも請求は続く」
クラークはまた、手をつけるべきでないものも理解している。「中核製品、請求、日々の業務に結びついているツールは、コスト削減の対象ではない」と彼は言う。「それらを削ると、サブスクリプション料金以上に時間のコストがかかることがある。チームが翌月、壊れたものの修復に追われるからだ。創業者に伝えたいルールはシンプルだ。本当に機能しているものは守り、ただ存在しているだけのものは削るべきだ」
SaaSは人の問題でもある
創業者はSaaSクリープを財務の問題として捉えがちだが、TeamflectのCEOであるボラ・ウンルは、それが同じくらい人の問題でもあると考えている。成長中のチームと密接に仕事をしてきた彼は、テクノロジーに関する意思決定が予算だけでなく、コラボレーション、従業員体験、そして人々がどれだけ効果的に仕事を進められるかにも影響することを理解している。
「追加されるツールの1つひとつが、従業員に別のインターフェースを学び、別のパスワードを覚え、別の通知を確認し、情報をどこに置くべきか判断することを求める」と彼は言う。「そのどれもスプレッドシート上では高く見えないが、チーム全体に掛け合わせると、実際の生産性税になる」
SaaSサブスクリプションの監査
彼の助言は、従業員の業務の流れに着目してサブスクリプションを監査することだ。例えば、一般的なタスクを最初から最後までどのように完了するのか、誰かに説明してもらう。「20分で終わるはずのことを完了するために5つの異なるプラットフォームを行き来しなければならないなら、簡素化できる機会がある可能性が高い」とウンルは言う。
彼はまた、創業者は「シャドーSaaS」に注意すべきだとも述べる。従業員が、会社の公式ソフトウェアでは自分たちのニーズを満たせないため、自らツールを購入することがあるからだ。「それは有用なシグナルだ」と彼は付け加える。「単にそれらのサブスクリプションを解約するのではなく、従業員がそもそもなぜそれを必要だと感じたのかを尋ねるべきだ」
もう1つ有効なテストは、2つのツールが従業員に同じ情報の維持を求めているかどうかを見ることだ。データの二重入力は、技術スタックが複雑になりすぎていることを示す最も明確な兆候の1つである。
SaaS監査の目的は、ソフトウェア予算から可能な限り1ドル（約1万未満円）でも多く搾り出すことではない。従業員が確認すべき場所を減らし、学ぶべきシステムを減らし、意義ある仕事に集中する時間を増やせる職場環境をつくることである。「時には」とウンルは言う。「最善のコスト削減は、不要な複雑さを取り除くことに尽きる」
