ほとんどの人は職場で受ける依頼の断り方を知っている。
難しいのは、相手がその断りを受け入れないときだ。
同僚からあるプロジェクトを手伝ってもらえないかと頼まれる。「手が回らない」と説明すると、「1時間で済むから」と返される。別の予定があるため会議への出席を断ると、少しだけ会議の時間をずらして新たに招かれる。あるいは、誰かに頼み事をされてためらった途端、「あなたにしか頼めない理由」を相手がすぐに説明し始める。
やがて、「ノー」と言うことは単に頼まれたことをそのまま引き受けるよりも居心地悪く感じられるようになる。
職場における境界線について普段は理にかなっていると思われるアドバイスが役に立たなくなりがちなのはこうしたときだ。私たちははっきりと主張し、明確に意思を伝え、自分の時間を守るよう言われる。だが、露骨な要求という形でプレッシャーがかかることは滅多にない。多くの場合、それは粘り強さや緊急性、落胆、さらにはお世辞といった形で迫られる。
こうしたことから、真のスキルとは「ノー」と言う方法を学ぶことではない。
断った後に始まることがある「交渉」に抵抗する方法を学ぶことだ。
断る理由を説明するほど交渉の余地が生まれる
同僚から別のプロジェクトへの参加を頼まれ、「ぜひ参加したいのだけれど、締め切りが2つあり、金曜日は不在にするなど今週は本当に忙しい」と答えたとしよう。
これは礼儀正しく、まったく妥当な説明に聞こえる。しかし同時に、相手に解決すべき問題を3つ与えている。
締め切りは動かせないのか。来週ならどうか。金曜日までに何か手伝ってもらえないか。
気がつけば、すでにやらないと決めていたことに手を貸す方法について話し合っている。
自己主張に関する研究によると、人は依頼を断ることに苦労することが多い。それは実際に生じる以上に大きな社会的影響があると予想するためだ。「ノー」と言えば、非協力的、自分勝手、付き合いにくい人だと思われるのではないかと心配し、埋め合わせしようとますます込み入った説明をしてしまう。
皮肉なことに、そうした説明は一線を「弱腰」にしてしまうことがある。
決定事項を説明することと、その決定を弁護することには違いがある。特に同僚と自分の仕事が重なっている場合、相手にある程度、背景を説明するのが妥当かもしれないが、だからといって、必ずしも相手が反論できるような論拠まで提示する必要はない。
「今週は引き受けられない」という答えで十分だ。
「そのプロジェクトには参加できないが、うまくいくことを願っている」でもいい。
礼儀正しさには曖昧さは必要ではない。
