担当者が一人休むと、受注も出荷も請求も止まる。そんな職場は珍しくないのかもしれない。バックオフィスと聞けば経理や人事を思い浮かべるが、売上や在庫、受発注といった商いの流れそのものを日々管理している人たちもいる。その仕事にはどのような課題があるだろうか。
経営支援システムを開発するアイルが、販売・在庫管理など売上に関わるバックオフィス業務の従事者を対象に実施した調査が、その実態を浮かび上がらせた。
一人で幅広く担うマルチプレイヤー
全国の就業者を対象としたスクリーニング調査では、売上管理や在庫管理、発注管理などのバックオフィス業務に従事していると答えた人が16.4%にのぼった。およそ6人に1人が従事している計算になる。
担当する業務はデータ入力が38.5%で最も多く、営業事務（33.6%）、在庫管理（32.2%）、売上管理（30.3%）、請求管理（30.2%）と続く。そして78.7%が複数の業務を兼務していた。
社内でのバックオフィス担当人数を見ると11名以上が26.1%で最も多い一方、1人で担当していると答えた人は6.8%、2〜3人は20.1％。企業規模によって体制は異なるだろうが、一人が受け持つ範囲が広いケースが一定数いることがうかがえる。
担当者不在で止まる企業活動
担当範囲の広さは、そのまま代わりのいない状態につながっていく。特定の担当者しかわからない業務があると答えた人は87.2%、現在担当している業務の引き継ぎは難しいと答えた人は59.4%だった。
担当者が不在になった場合に想定される影響では、顧客対応の遅延が33.6%で最も多く、データの保管場所がわからない（29.8%）、在庫状況がわからない（27.9%）が続く。また、バックオフィス業務が停止した場合に企業活動に影響があると答えた人は75.0%に達しており、属人化が進んでいることがわかる。
