私はこれまでに、「時間に余裕がある」という優秀なセールスパーソンやリーダー、ビジネスオーナーに会ったことがない。私が知る限り、最も優秀な人々は忙しい。非常に忙しい。彼らとそうでない人の違いは、自分の時間をどこに使うかを「意図的に」決めている点にある。
時間管理の本質は、1日のうちのあと数分をいかに絞り出すかということではない。私たちには皆、等しく24時間が与えられている。真の問題はコントロール（主導権）だ。あなたの1日をコントロールしているのは誰だろうか。あなた自身か、受信トレイか、クライアントか、チームか、上司か、カレンダーか、あるいはその場で最も騒がれている問題だろうか。
何年もの間、私は忙しいことを名誉の証だと思い込んでいた。電話から電話へと飛び回り、メールが届いた瞬間に返信し、あらゆる割り込み業務を緊急事態であるかのように扱っていた。1日の終わりには疲れ果てていたが、必ずしも生産的であったわけではない。この2つの間には大きな違いがある。
一貫して成果を上げ続ける人々は、単に猛烈に働いているわけではない。彼らは自らの集中力を守り、エネルギーを正しい方向へと導き、カオスを減らすためのシステムを構築している。ここでは、パニックに陥ることなくより多くの仕事をこなすための、10の時間管理の原則を紹介する。
1. 冷酷なまでに優先順位をつける
すべてのことの重要度が同じわけではない。しかし多くの人は、価値の低いメール、不意の依頼、クライアントの課題、そして成長の機会を、あたかもすべてが同じ注意を払うに値するかのように扱ってしまう。それらは決して同じではない。
毎日は、1つの問いから始めるべきだ。「今日という日を成功させるために、絶対に達成しなければならない数少ないこととは何か？」
多くの人が犯す過ちは、最も重要なタスクではなく、最も簡単なタスクから始めてしまうことだ。簡単な仕事は気分が良い。しかし、重要な仕事こそがビジネスを前進させる。
2. タイムブロックを作る
ToDoリストは計画ではない。時間を割り当てるまでは、単なる「ウィッシュリスト（願望リスト）」にすぎない。
タイムブロック（予定表にタスクごとの時間を確保すること）が機能するのは、そこに現実的な制約が持ち込まれるからだ。今日やりたいことが14個あっても、カレンダーの空き状況からは6個しかこなせないかもしれない。それは敗北ではなく、現状の明確化である。
最も重要な仕事のための時間をブロック（確保）し、その時間はクライアントとの会議と同じように厳守することだ。
3. ランダムな行動パターンを避ける
ランダム（行き当たりばったり）な仕事は、ランダムな結果しか生まない。
多くのプロフェッショナルが、1日中受動的なパターンで生活している。メールに返信し、電話に出て、LinkedInをチェックし、レポートに目を通し、テキストメッセージに答え、会議に飛び込む。そして、なぜ自分が何ひとつ有意義なことを達成できなかったのかと不思議に思うのだ。
それは時間管理ではない。時間の「降伏」だ。
最も重要な仕事のために、予測可能なパターン（ルーティン）を作ること。パターンが一貫性を生み、一貫性が結果を生む。
4. テンプレートを作成する
テンプレートは、怠け者のための近道ではない。テンプレートは、スマートな人々のためのスピードアップツールだ。
同じようなメールを2回以上書くなら、テンプレートを作ろう。似たような提案書を作るなら、フレームワークを構築しよう。クライアントから同じ質問を何度も受けるなら、回答集（レスポンスバンク）を作ろう。
テンプレートを使うからといって、人間味が薄れるわけではない。むしろ、本当に大切な場面で人間味あふれる対応をするための時間を増やすことができる。
5. メールの通知をオフにする
受信トレイはあなたの上司ではない。
集中力を高める最も手っ取り早い方法の1つは、メールのポップアップや通知音をオフにすることだ。通知音が鳴るたびに集中が途切れ、ポップアップが表示されるたびに、脳は目の前の仕事から引き離される。
ほとんどのメールは緊急事態ではない。1日中メールに振り回されるのではなく、予定した時間にメールをチェックするようにしよう。
6. リサーチの時間をスケジュールに組み込む
リサーチは重要だが、簡単に「ウサギの穴（迷宮）」に入り込んでしまいがちだ。
私たちは見込み客、クライアント、競合、業界、そしてトレンドをリサーチする必要がある。間違いは、境界線を設けずにリサーチを行うことだ。「ちょっと調べ物をする」つもりで席に着いたはずが、45分後には最初に始めようとしたタスクとはほとんど関係のない文章を読んでいる、といった事態に陥る。
リサーチの時間をスケジュールに組み込もう。始める前に目的を定義する。最初のブラウザタブを開く前に、制限時間を設定することだ。
7. テクノロジーのエキスパートになる
プログラマーになる必要はないが、自分の1日を動かしているテクノロジーのエキスパートになる必要はある。
あまりにも多くのプロフェッショナルが、強力なツールを表面的なレベルでしか使っていない。CRM（顧客関係管理ツール）を持っているのに使いこなしておらず、自動化ツールがあるのに何でも手作業で行い、AIツールを導入していながら、少し試しただけで放置している。
それは大きな損失だ。
自分の役割において最も重要なツールを選び、それを極めることだ。
8. すべての業務にプロセスを作る
重要なことであれば、そこにはプロセスが必要だ。
新規リード（見込み客）への対応はどうするか。最初の商談の後はどうするか。契約更新プロセスはどうなっているか。クライアントミーティングの準備はどのようにするか。提案後のフォローアップはどうするか。
もしその答えが「ケース・バイ・ケース」なのであれば、おそらくプロセスに問題がある。
プロセスは一貫性を生み出す。また、改善を容易にする効果もある。
9. すべてのタスクに時間制限を設ける
仕事は、与えられた時間を使い切るまで膨張する。
メール作成に2時間与えれば、どういうわけか2時間かかる。しかし、15分と設定すれば、たいてい15分で書き上げることができる。
時間制限は緊急性を生み出す。決断を迫り、考えすぎるのを防いでくれる。
これは重要な仕事を急いで雑に行うという意味ではない。タスクが目的もなくダラダラと長引くのを拒む、という意味だ。
10. 上司や周囲との関係をマネジメントする
時間管理は自分個人の問題にとどまらない。他者との「関係性」の問題でもある。
あなたの上司、クライアント、同僚、チームメンバーは、誰もがあなたのスケジュールに影響を与える。期待値をコントロールしなければ、他人に自分の時間をコントロールされてしまうことになる。
「上司をマネジメントする（マネジング・アップ）」とは、上の立場の人々と明確にコミュニケーションをとることを意味する。もしすべての仕事が「緊急」であるならば、どの案件を最優先すべきかを尋ねよう。
「周囲をマネジメントする」とは、同僚やクライアント、チームメンバーとの間で物事を明確にすることを意味する。返信にかかる時間の目安を設定し、納期を明確にし、誰が責任を持つのかを確認しよう。
結論
時間管理の本質は、生産性を追求するロボットになることではない。ベストな仕事をより頻繁に行えるよう、十分な仕組みを構築することだ。
割り込み業務を完全に排除することはできない。完璧なスケジュールを組むこともできない。すべての仕事を終わらせることも不可能だ。それが現実というものだ。
しかし、自分でコントロールできる部分は、思っているよりもずっと多い。
目標は忙しくあることではない。効果的であることだ。
そして、自分の時間をよりコントロールできるようになれば、自分の成果もよりコントロールできるようになる。
