AIは会議を要約し、メールの下書きを作成し、ToDoリストを数秒で整理する。それでも多くのプロフェッショナルは、以前にも増して忙しいと感じている。問題は、私たちが時間を使うべきではない仕事に時間を費やしていることにある。AIはタスクの実行を助けることはできるが、時間管理の悪い習慣を正すことはできない。AIアプリをいったん脇に置き、ハイパフォーマーが時間を節約するために実践している次の3つの習慣から始めよう。
受信箱を開く前に優先事項を予定に組み込む
多くのプロフェッショナルは、Slack、Teams、あるいはメールを開くことから自動的に1日を始める。どのメッセージも前のものより緊急に思え、受信箱をゼロにするという非現実的な目標まで伴う。やがて「数通のメールに返信するだけ」のつもりが、メッセージ管理そのものになってしまう。人の脳が最も冴えているのは朝であり、この時間帯は複雑なタスクに最も適している。この能力を、反応的に事務作業へ集中するために使い切ってしまうのは、時間の最善の使い方ではない。
他者に決められる前に、その日の仕事の優先事項を定めるべきである。今日の要求の多い職場環境では、深い集中を要する仕事のために中断されない時間を確保することは容易ではない。1日の最初の60〜90分を戦略的な仕事に充てる。日中は、集中する時間帯には通知をオフにする。AIはメールへの返信を速めることはできるが、メールの洪水が優先事項を押し流すのを止めることはできない。
マルチタスクは幻想だと理解する
多くの働き手は、複数のことを同時にこなそうとすると生産的だと感じる。会議に出席し、テキストメッセージを送り、プレゼン資料を編集する。その絶え間ない切り替えは活力を与えるように感じられるが、実際にはあなたの動きを鈍らせている。
タスクを切り替えるたびに、脳は離脱、再定位、再関与、パフォーマンス低下という段階に直面する。この認知的コストは効率を下げ、ミスを増やす。ハイパフォーマーは、メール確認、会議、その他の事務作業をまとめて処理する。類似したタスクを時間ブロック内でまとめることで、完全に集中し、タスクを効果的に終えられる。AIは個々のタスクをより速く完了できるが、自ら引き起こした何十もの中断の後に失われた集中力を取り戻すことはできない。
意思決定のエネルギーを守る
あらゆる意思決定は、精神的な処理能力と時間を消費する。意思決定疲れは職場に広く見られ、判断に影響を及ぼし得る。勤務時間中に小さな承認、会議、不要な選択が多すぎると、時間とエネルギーはすぐに消耗する。ハイパフォーマーは、疲弊する前に、自分が下さなければならない意思決定の数を減らしている。
それは、定例会議を標準化し、テンプレートを作成し、ルーティンを構築することで実現できる。優れた人材は意思決定を委任し、明確な目的のない会議にはノーと言う。必要な意思決定の数を減らすシステムやプロセスを設計することは、大きな時間節約につながる。AIはカレンダーを整理できる。だが、そもそも開催されるべきではなかった会議がどれかを決めることはできない。
AIは実行を速めることができる。しかし、生産性に最も大きな影響が生じるのは、AIが助けられる段階の前である。会議、注意散漫、中断、不要な仕事はいずれも時間を奪う。ハイパフォーマーが仕事に費やす時間が少ないのは、何に注意を向けるべきかについて、集中し、選択的であるからだ。
