ジーニーは月曜日の会議を終え、活力に満ちて会議室を後にした。彼女のチームは有望な新規プロジェクトを獲得したばかりで、全員が金曜日にクライアントに提案するビジョンにしっかり向き合っているように見えた。だから木曜日にスライドをレビューするために再集合したとき、彼女はチームが共有したビジョンを反映し、洗練され、準備が整ったスライドを用意していると期待していた。効果的なコミュニケーションスキルとチームワーク術を身に付けたチームから生まれる、そんな成果を思い描いていたのだ。
ところが、チームが共有したプレゼンテーションは、彼女にはほとんど見覚えのないものだった。方向性がずれていた。重要なポイントが抜け落ちていた。全員がうなずいて合意していたはずの会議から4日経った今、チームはほとんど別のアイデアで動いているように見えた。何が起きたのだろうか。
ジーニーの経験は例外ではない。働くチームで最もよく起こる問題の一つだ。実際、ハリスポールの調査によると、「ビジネスリーダーのほぼ4人に3人（72%）が、過去1年間に自分のチームが効果的なコミュニケーションに苦労したと回答している」。非効率なコミュニケーションはフラストレーションを生むだけでなく、企業にとって時間とコストの損失にもつながる。
会議はその場では生産的で意見がまとまっているように感じられても、参加者全員がそれぞれ違う理解のまま部屋を後にすることがある。このギャップは努力や才能の不足によるものではなく、多くの場合は誤解によるものだ。そんなときこそ、コミュニケーション改善に役立つ効果的なチームワーク術を取り入れる時だ。
では、プロジェクトやクライアントとの関係を損なう前に、そのコミュニケーションのギャップをどう埋めればよいのか。私がクライアントに対してよく用いるシンプルなチームワーク術が「発言の3段階」だ。私はこのコミュニケーションのフレームワークを著書『Winning Without Persuading』で紹介している。これは、チームコミュニケーションを強化するために設計されたシンプルな道筋を示すものだ。質問、欠けている文脈、率直な異議が、木曜日になる前に表に出るような、効果的なコミュニケーション習慣をチームが築く助けになる。発言を「オール・オア・ナッシング」の大きな飛躍として扱うのではなく、このアプローチはチームコミュニケーションを扱いやすい3つの段階に分解する。各段階で少しずつ重要度を高めながら、参加へのハードルを下げていく。仕組みはこうだ。
レベル1、明確化と要約：確認の質問をするためのチームワーク術
まずは小さく始めよう。何かが不明確に感じられるときはいつでも、確認の質問をするようチームに促そう。もし自分がよく分からないと感じているなら、他の参加者も同じように混乱している可能性が高い。これは「つまり、言い換えると」チェックというシンプルな習慣で実現できる。重要なポイントが述べられた後、誰かがそれを自分の言葉で言い直して、全員の認識が揃っていることを確認するのだ。
例：「つまり、言い換えると、第4四半期の優先事項は新規獲得ではなく既存顧客の維持ということですね。それで合っていますか」
このリスクの低い習慣は、誤解が大きな問題に発展する前の早い段階での発言を、当たり前のことにしてくれる。
レベル2、足すことと引くこと：焦点をそろえ、強化するためのチームワーク術
チームコミュニケーションを強化する次のチームワーク術は、会話の焦点を評価することを学ぶことだ。重要な点が見落とされる一方で、緊急性の低い要素が会話を支配していないか。会議や計画セッションの最中、チームメンバーは自分に2つのことを問うべきだ。
- まだ提示されていない重要な情報や視点は何か。その欠けている要素は、なぜ、どのように全体の結果に影響し得るのか。
- 取り除く、または一時的に脇に置ける余分な目標、優先事項、要件はないか。
例：「私たちは6カ月後に締め切りを迎える大きな助成金申請に焦点を当てています。まず来月締め切りの助成金に集中すべきでしょうか。規模は小さいものの、その資金があれば、後でより大きな助成金を申請する際の根拠づくりに役立つかもしれません。後の助成金についての議論は、次回の委員会まで取っておくべきでしょうか」
このステップは、チームが会話にただ反応するのではなく、能動的に形づくる訓練になる。
レベル3、問い直しと変更：前提に異議を唱えるためのチームワーク術
最後のチームワーク術は、チームメンバーが前提に直接、たとえそれが微妙なものであっても異議を唱えることを求める。これには劇的な対立は必要ない。「別の視点を提供してもよろしいですか」や「このアプローチの理由は何ですか」と言うだけでいい。
チームには、これを対立ではなく貢献として捉えるよう促そう。小さくても敬意ある問いかけを一貫して繰り返すことが、最も意義ある変化を生む原動力となることが多い。
例：父親が長年、商品市場向けに大豆とトウモロコシを栽培してきた農場で、娘は地元のフードバンクとファーマーズマーケット向けにニンジンとキャベツを育ててみたいと考えた。父親はずっと商品作物の農家だったため、新しい作物を試すことに前向きではなかった。娘は「半エーカーだけで試してみたらどうだろう」と尋ねた。次の栽培シーズン、娘は自分の半エーカーで、父親が1エーカーあたりで得た収益の3倍を上げた。
この小規模な成功により、翌年の農場計画を一緒に立てる際、父親はより大きな規模での革新に対して前向きになれた。
チームで使うチームワーク術がなぜ重要なのか
私のクライアントが、発言することを学び、チームリーダーとしてそれを推進することがなぜ重要なのかを明確に示すエピソードを共有してくれた。それは伝染するのだ。彼女はキャリアの初期、テクノロジー企業でシニアの男性エンジニアに囲まれた、内気な新卒だった。懸命に働き成果を出したが、初めての人事評価で上司から「素晴らしい仕事をしているが、会議でもっと発言する必要がある」と言われた。
彼女は、自信とは常に正しい答えを持つことではなく、発言する勇気を持つことだと気付いた。今、リーダーとなった彼女は、静かなチームメンバーを会話に引き込み、意見を尋ね、彼らの発言が大切であることを思い出させるよう心がけている。
時に、リーダーシップとは自分が発言することだけではなく、他の人が会話に声を加える方法を学ぶ手助けをすることでもある。「発言の3段階」というフレームワークにあるチームワーク術は、それをシンプルにし、自信を築いてくれる。その効果は積み重なる。これらのチームワーク術を自ら実践し、他の人にも使うよう促すほど、チームとしてのコミュニケーションはより効果的になる。
3つのシンプルなチームワーク術を取り入れてコミュニケーションを改善する
もしジーニーのチームが最初のチームワーク術だけでも実践していたら、木曜日の会議はまったく違うものになっていただろう。月曜日にたった1つ確認の質問をしていれば、その認識のズレがスライドに入り込む前に見つけられたはずだ。
「発言の3段階」にあるチームワーク術は、チームに一夜にして働き方を変えることを求めるものではない。ただ、聞く力とコミュニケーションスキルを育てるための構造を与えるだけだ。小さく、リスクの低い会話を1つずつ重ねながら、より強いチームコミュニケーションを築くことに焦点を当てている。目標は、あらゆる誤解をなくすことではない。木曜日ではなく、月曜日のうちにそれを見つけることだ。
